Memoranda of Understanding i Regulacje w sprawie wdrażania Funduszy norweskich i EOG na lata 2014-2021 oraz wytyczne Biura Mechanizmów Finansowych i Krajowego Punktu Kontaktowego znajdziecie Państwo tutaj.

Szczegółowy zakres i zasady wdrażania Programu „Badania podstawowe” określa umowa w sprawie programu zawarta między Komitetem Mechanizmów Finansowych, Norweskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych oraz dawnym Ministerstwem Inwestycji i Rozwoju (obecnie Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej), pełniącym funkcję Krajowego Punktu Kontaktowego.

Umowa ws. realizacji projektu i umowa partnerstwa

W przypadku zmian dotyczących danych osoby reprezentującej podmiot, informacji kontaktowych, adresu siedziby i korespondencyjnego jednostki, informacji kontaktowych i Elektronicznego Identyfikatora Naukowca kierownika projektu i kierowników grup badawczych partnerów projektu oraz adresów zamieszkania i korespondencyjnego kierownika projektu redaktor wniosku powinien wprowadzić zmiany w systemie OSF. Aktualizacje i zmiany należy wprowadzać w systemie przed utworzeniem aneksu lub raportu, do którego zmienione dane mają się zaciągnąć. W OSF należy również zamieszczać aneksy do umowy partnerstwa zwierane w konkursach GRIEG i IdeaLab. Zmiany należy wprowadzać w module Aktualizacji/zmian/aneksów/porozumień w OSF zgodnie z instrukcją wprowadzania zmian dostępną tutaj.

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie, które wymagają formy aneksu do umowy, beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Centrum wniosku o zaakceptowanie zmian wraz z przedstawieniem zakresu zmian i ich uzasadnieniem, a także projektu aneksu zapisanego w formacie .pdf. Wniosek i projekt aneksu podpisane podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przez osobę/y reprezentującą/e beneficjenta oraz Kierownika projektu należy przesłać w formie elektronicznej na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Narodowego Centrum Nauki: /ncn/SkrytkaESP nie później niż 14 dni od dnia zaistnienia przyczyny uzasadniającej dokonanie zmiany, jednakże nie później niż w terminie 3 miesięcy przed terminem zakończenia realizacji projektu. Przed złożeniem wniosku prosimy o zapoznanie się z par. 15 umowy, w którym określono tryb i zakres zmian umowy.

Jeżeli zmianie ulega czas trwania projektu można wskazać dowolną datę jego zakończenia nie późniejszą niż 30 kwietnia 2024 r. Podając czas trwania projektu w miesiącach liczbę miesięcy należy zaokrąglić w górę do pełnych miesięcy.

W przypadku konieczności zmiany kierownika projektu do wniosku o zmianę umowy należy dołączyć ankietę dorobku naukowego proponowanego, nowego kierownika projektu. Zmiana kierownika grupy badawczej partnera projektu w konkursach GRIEG i IdeaLab nie wymaga zmiany umowy, ale wymaga zgody NCN udzielanej na podstawie wniosku o zmianę zawierającego uzasadnienie. Do wniosku należy dołączyć ankietę dorobku naukowego nowego kierownika grupy badawczej partnera projektu.

Aneks dotyczący zmiany kosztorysu można wygenerować automatycznie z systemu OSF. Aneks należy wprowadzać w module Aktualizacji/zmian/aneksów/porozumień w OSF zgodnie z instrukcją wprowadzania zmian dostępną tutaj. W przypadku jeżeli zmiany w kosztorysie wywołują zmiany w innych elementach umowy należy utworzyć zmianę kosztorysu odrębnie w OSF. Należy w pierwszej kolejności utworzyć aneks kosztorysu w OSF, a następnie z kolejnym numerem porządkowym stworzyć aneks inny poza systemem. Aneksy należy podpisać oddzielnie i przekazać wraz z wnioskiem przez ePUAP.

Zgodnie z art. 8.2 ust. 4 Regulacji w przypadku zakupu nowego lub używanego sprzętu za wydatki kwalifikowalne można uznać wyłącznie część amortyzacji odpowiadającą czasowi trwania projektu oraz stopniowi faktycznego wykorzystania na potrzeby projektu. Sprzęt, którego całkowita cena zakupu będzie, w drodze wyjątku od reguły zawartej w art. 8.2 ust. 4, kwalifikowalna musi zostać wskazany w załączniku nr 6 do umowy w konkursach GRIEG i IdeaLab lub w załączniku 5 w konkursie POLS. W piśmie z wnioskiem o zmianę prosimy o wskazanie, czy planujecie Państwo amortyzację, czy wnioskujecie, aby całkowita cena zakupu była kwalifikowalna.

Każda zmiana treści załącznika wymagająca formy aneksu do umowy powoduje konieczność dołączenia do proponowanego aneksu załącznika, którego treść nie ogranicza się wyłącznie do proponowanej zmiany lecz jest jego całkowitym nowym brzmieniem. Aneks oraz załączniki muszą stanowić jeden dokument .pdf.

Raportowanie

Beneficjent składa raport roczny w terminie 60 dni od zakończenia okresu sprawozdawczego, a raport końcowy w terminie do 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu. Raporty należy przygotować w systemie OSF. Zakres danych niezbędnych do uzupełnienia raportów w systemie OSF jest dostępny we wzorach raportów rocznych, końcowych i z trwałości projektu, które znajdują się w aneksie 2 do umowy.

Informujemy, że udostępnienie modułu raportów w systemie OSF planowane jest z końcem stycznia 2022. O dacie udostępnienia modułu będziemy Państwa informować mailowo.

W systemie OSF należy załączyć jako plik .pdf sprawozdanie merytoryczne i informacje dotyczące upowszechniania wyników projektu oraz arkusz Excel zawierający wskaźniki projektu. Dokumenty należy przygotować zgodnie z wzorami dostępnymi poniżej. Dla projektów, które ze względu na datę początkową realizowane były krócej niż 6 miesięcy w pierwszym roku sprawozdawczym beneficjent nie jest zobowiązany do wypełnienia sprawozdania merytorycznego.

W konkursach GRIEG oraz IdeaLab beneficjent oraz każdy z partnerów przygotowują jednostkowe sprawozdanie finansowe zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik 2c do umowy. Jednostkowe sprawozdania finansowe w postaci pliku PDF skanu dokumentu podpisanego ręcznie przez osobę/osoby uprawnione u beneficjenta lub partnera lub dokumenty podpisane elektronicznie należy załączyć w systemie OSF.

Raporty są oceniane zgodnie z umową w sprawie realizacji i finansowania projektu badawczego oraz szczegółowym trybem oceny wprowadzanym zarządzeniem Dyrektora NCN.

Szczegółowy tryb oceny raportów rocznych z realizacji projektów badawczych finansowanych z Funduszy Norweskich i Funduszy EOG na lata 2014–2021 w ramach programu "Badania

 podstawowe", składanych za 2020 rok i obejmujących pierwszy okres sprawozdawczy

 

Audyt projektu

Dla podmiotów audytujących wykonanie projektów badawczych finansowanych w ramach programu Badania podstawowe finansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 r. realizowanych w podmiotach utworzonych jako osoba prawna na terenie Polski stosuje się Wytyczne dla podmiotów audytujących wykonanie projektów badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki oraz w ramach programu Badania podstawowe finansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 określone w Zarządzeniu nr 13/2020 Dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 28 lutego 2020 r. zmienionym Zarządzeniem nr 51/2020 Dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 18 czerwca 2020 r.

Podmioty norweskie podlegające obowiązkowemu audytowi (całkowita kwota finansowania z programu powyżej 325 000 Euro) są audytowane przez podmioty do tego uprawnione na terenie Norwegii. Wymaga się przedłożenia zaświadczenia niezależnego audytora, który posiada kwalifikacje do przeprowadzania statutowych audytów dokumentów księgowych, poświadczające, że zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Wytycznymi dla programów badawczych, Regulacjami w sprawie wdrażania Funduszy norweskich i EOG na lata 2014-2021, prawem krajowym i właściwymi krajowymi praktykami księgowymi. Można również przedłożyć zaświadczenie wydane przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego, którego odpowiednie władze krajowe uznają za posiadającego budżet i zdolności do kontroli finansowej jednostki ponoszącej koszty, i który nie był zaangażowany w przygotowywanie sprawozdań finansowych, poświadczające, że zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Wytycznymi dla programów badawczych, Regulacjami w sprawie wdrażania Funduszy norweskich i EOG na lata 2014-2021, prawem krajowym i właściwymi krajowymi praktykami księgowymi. Zaświadczenie to przyjmuje się jako wystarczający dowód poniesienia wydatków.