Przetwarzanie danych osobowych przez NCN od 25 maja 2018 r. (RODO)

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie Art. 13 ustęp 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Narodowe Centrum Nauki z siedzibą w Krakowie przy ul. Twardowskiego 16, 30-312 Kraków
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@ncn.gov.pl, telefonicznie pod numerem +48 12 341 91 13 lub bezpośrednio w siedzibie Administratora danych osobowych
3. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz na podstawie udzielonej zgody, w zależności od tego w jakim celu dane zostały pozyskane lub przekazane.
4. Podstawa przetwarzania
   1. Rekrutacja:
      • Art. 6 ust.1 lit a) na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych, która obejmuje zakres szerszy, niż to wynika z powszechnie obowiązującego prawa (dane nieobowiązkowe)
      • Art. 9 ust.2 lit. a) – jak w punkcie a), ale dotyczy danych szczególnej kategorii, np. poglądów religijnych, stanu zdrowia itd.
      • Art. 6 ust. 1 lit. c) gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych, tj. art. 22¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), ustawy o ubezpieczeniach społecznych itp.
   2. Zatrudnienie:
      • Art. 6 ust.1 lit. a) w przypadku złożenia dokumentów aplikacyjnych zawierających dane osobowe wykraczające ponad zestaw wynikający z aktualnych przepisów (Kodeks Pracy) – do momentu ich usunięcia lub wycofania zgody
      • Art. 6 ust.1 lit. b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą
      • Art. 6 ust.1 lit. c) w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych, tj. art. 22¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), ustawy o ubezpieczeniach społecznych itp.
      • Art. 9. ust. 2 lit. h), który wymienia cele zdrowotne przetwarzania danych szczególnych kategorii (dane wrażliwe)
   3. Zamówienia publiczne:
      • Art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.), dalej „ustawa Pzp" w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
      • art. 6 ust. 1 lit b) i c) w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest niższa niż kwota 130 000 złotych, tj wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp (art. 2 ust. 1 pkt.1 ustawy) i będzie prowadzone w oparciu o wewnętrzny Regulamin Zamawiającego
   4. Realizacja działalności statutowej zgodnie z Art. 6 ust.1 lit c) – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z art. 20 Ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Nauki (t.j. Dz. U. 2018, poz. 947):
      • osoby wnioskujące o finansowanie projektu badawczego, działania naukowego, stażu lub stypendium doktorskiego, komponentu badawczego przedsięwzięcia - w celu:
        - dokonania oceny wniosku o finansowanie projektu badawczego, działania naukowego, stażu lub stypendium doktorskiego,
        - nadzoru, obsługi finansowo-księgowej, kontroli w trakcie jak i po zakończeniu projektu, działania naukowego, stażu lub stypendium doktorskiego, oceny ich realizacji i rozliczenia umów o finansowanie – w przypadku przyznania środków finansowych na realizację projektu badawczego lub działania naukowego, stażu czy stypendium naukowego,
        - przeprowadzania ewaluacji realizacji zadań Centrum, sprawozdawczości, upowszechniania w środowisku naukowym informacji o ogłaszanych przez Centrum konkursach, realizacji innych czynności regulowanych przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz w celach archiwalnych
      • osoby będące ekspertami – w celach:
        - ocen wniosków złożonych w konkursach i przygotowywania na tej podstawie list rankingowych,
        - ocen merytorycznych związanych z rozliczeniem przyznanych środków,
        - innych ocen związanych z realizacją zadań Centrum,
        - wypłaty wynagrodzenia za: wykonane oceny, uczestnictwo w posiedzeniach Zespołów Ekspertów oraz zwrotu kosztów podróży zgodnie z regulacjami obowiązującymi w Centrum do czasu rozliczenia finansowego tych czynności,
        - przeprowadzenia ewaluacji zadań Centrum, sprawozdawczości, upowszechniania w środowisku naukowym informacji o ogłaszanych przez Centrum konkursach, realizacji innych czynności regulowanych przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz w celach archiwalnych
      • członkowie Rady NCN – w celu:
        - realizacji działalności statutowej przez Centrum oraz jego obowiązków wynikających z Ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1669),
   5. Umowy cywilno-prawne, umowy kupna-sprzedaży:
      • Art. 6 ust.1 lit. b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą
   6. Księga gości, monitoring wizyjny :
      • Art. 6 ust.1 lit. c) – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz wykonywania zadań realizowanych w interesie publicznym w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie obiektu MoonOffice przy ul. Twardowskiego 16, 30-312 Kraków, zapobieganiu przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu znajdującemu się na terenie obiektu.
   7. Stypendyści:
      • Art. 6 ust.1 lit. c) i lit. e) – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym
   8. Newsletter:
      • Art. 6 ust. 1 lit. a) – zgoda osoby, której dane dotyczą
   9. Skargi i wnioski:
      • Art. 6 ust. 1 lit. c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w zw. z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego -Dział VIII (t.j. Dz. U. z 2022, poz. 2000 z późn. zm.), w zw. Ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 870) w zw. z Ustawą o Narodowym Centrum Nauki z dnia 30 kwietnia 2010 r. (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 947)
   10. Udostępnianie informacji publicznej:
       • Art. 6 ust. 1 lit. c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w zw. z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1764 ze zm.), ustawą o ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego (t.j. Dz.U. 2016 poz. 352 ze zm.)
5. Odbiorcami Pani/Pana w związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 4 danych osobowych będą:
   • organy władzy publicznej uprawnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie administratora w związku z wykonywaniem powierzonego im zadania, takie jak np. podmioty świadczące usługi informatyczne, operatorzy pocztowi, firmy kurierskie, ochrony mienia itd.
   • organy kontrolne, organy państwowe, wobec których administrator jest zobowiązany do dokonywania ujawnień w szczególności Ministerstwa Finansów oraz innych organów Krajowej Administracji Skarbowej,
   • osoby lub podmioty którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1764 ze zm.), ustawą o ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego (t.j. Dz.U. 2016 poz. 352 ze zm.)
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 4, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa tj. przez 10 lat (okres archiwizacji, wymagany w stosunku do akt osobowych) oraz zgodnie instrukcją kancelaryjną Centrum i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
   W zakresie danych dotyczących :
   • zamówienia publiczne – przez okres obowiązywania /realizacji/umowy zamówienia na rzecz Centrum zgodnie z ustawą PZP, dokonania rozliczeń finansowych, w celu archiwizacji dokumentacji przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Okres przechowywania danych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne do dochodzenia roszczeń lub obrony prze takimi roszczeniami przez Administratora.
   • dane zawarte w dokumentacji rachunkowej, księgowej i podatkowej administratora oraz w systemach i dokumentach bankowych będą przechowywane w ramach realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa oraz Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawy o podatku od towarów i usług – przez okres 5 lat od końca danego roku rozliczeniowego. Okres przechowywania danych może zostać przedłużony na okres 5 lat, na potrzeby archiwizacji.
   • zebrane dane zapisów z monitoringu wizyjnego będą przetwarzane przez okres nieprzekraczający 30 dni od daty nagrania, po upływie tego terminu nagrania zostaną automatycznie nadpisane. Dokładny czas przechowywania uzależniony jest od ilości zdarzeń i pojemności dysku rejestratora. W przypadku, w którym nagrania obrazu, stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub administrator danych powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. - newsletter – do odwołania tej zgody
7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia: prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, jak również prawo do ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Przysługujące prawa mogą zależeć od podstawy przetwarzania danych osobowych.
8. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.
9. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych -¬ Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.
11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.
12. Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
13. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej (wyjątek stanowią międzynarodowe konkursy współorganizowane z innymi instytucjami).

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie Art. 14 ustęp 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Narodowe Centrum Nauki z siedzibą w Krakowie przy ul. Twardowskiego 16, 30-312 Kraków  
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@ncn.gov.pl, telefonicznie pod numerem +48 12 341 91 13 lub bezpośrednio w siedzibie Administratora danych osobowych
3. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz na podstawie udzielonej zgody, w zależności od tego w jakim celu dane zostały pozyskane lub przekazane.
4. Podstawa przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
   1. Realizacja działalności statutowej zgodnie z Art. 6 ust.1 lit. c) – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z art. 20 Ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Nauki (t.j. Dz. U. 2018, poz. 947):
      • osoby będące członkami zespołu projektowego - w celu:
        - nadzoru, obsługi finansowo-księgowej, kontroli w trakcie jak i po zakończeniu projektu, oceny jego realizacji i rozliczenia umowy o finansowanie. Ponadto Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzania ewaluacji realizacji zadań Centrum, sprawozdawczości, upowszechniania w środowisku naukowym informacji o ogłaszanych przez Centrum konkursach, realizacji innych czynności regulowanych przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz w celach archiwalnych.
      • osoby uczestniczące w przygotowywaniu dokumentacji projektowej – w celu:
        - dokonania oceny wniosku o finansowanie projektu badawczego, działania naukowego, stażu, stypendium doktorskiego, komponentu badawczego lub przedsięwzięcia nadzoru, obsługi finansowo-księgowej, kontroli w trakcie jak i po zakończeniu projektu, oceny jego realizacji i rozliczenia umów o finansowanie Ponadto Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji innych czynności regulowanych przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz w celach archiwalnych.
      • osoby uczestniczące w przygotowywaniu dokumentacji działania naukowego, stypendium doktorskiego, przedsięwzięcia – w celu:
        - dokonania oceny wniosku o finansowanie działania naukowego, stypendium doktorskiego, przedsięwzięcia
        - nadzoru, obsługi finansowo-księgowej, kontroli w trakcie jak i po zakończeniu działania naukowego, oceny jego realizacji i rozliczenia umowy o jego finansowanie, a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Ponadto dane osobowe będą przetwarzane w celach archiwalnych.
   2. Osoby kontaktowe w umowach:
      • Art. 6 ust.1 lit. b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą
5. Odbiorcami Pani/Pana w związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 4 danych osobowych będą:
   • organy władzy publicznej uprawnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie administratora w związku z wykonywaniem powierzonego im zadania, takie jak np. podmioty świadczące usługi informatyczne, operatorzy pocztowi, firmy kurierskie, ochrony mienia itd.
   • organy kontrolne, organy państwowe, wobec których administrator jest zobowiązany do dokonywania ujawnień w szczególności Ministerstwa Finansów oraz innych organów Krajowej Administracji Skarbowej,
   • osoby lub podmioty którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1764 ze zm.), ustawą o ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego (t.j. Dz.U. 2016 poz. 352 ze zm.)
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 4, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa i zgodnie instrukcją kancelaryjną Centrum i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia: prawo dostępu do danych osobowych, prawo udostępnienia danych, prawo do poprawiania danych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne, prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), prawo do żądania ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu. Przysługujące prawa mogą zależeć od podstawy przetwarzania danych osobowych.
8. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.
9. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych -¬ Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.
11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.
12. Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
13. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej (wyjątek stanowią międzynarodowe konkursy współorganizowane z innymi instytucjami).