Za podstawową formę rozliczenia podróży eksperta przyjmuje się notę obciążeniową wystawioną przez pracodawcę.

Eksperci krajowi mogą rozliczyć koszty podróży bezpośrednio w NCN, jeżeli spełniają poniższe warunki:

  1. nie pozostają w stosunku pracy;
  2. przebywają, w terminie podróży na posiedzenie Zespołu Ekspertów, na urlopie wypoczynkowym lub bezpłatnym;
  3. są członkami Zespołu Kontrolującego;
  4. Pracodawca odmówi rozliczenia kosztów podróży Wyjeżdzającemu (wtedy wraz  z formularzem do Centrum powinno zostać dostarczone pisemne oświadczenie Pracodawcy w tym zakresie).

Podstawowe dokumenty niezbędne do rozliczenia kosztów podróży:  

  1. Formularz „Rozliczenie kosztów podróży
  2. Oświadczenie o rozliczeniu kosztów podróży
  3. Bilety za podróż (wraz z opłatami za wystawienie biletu – opłaty transakcyjne):
  • lotnicze (w klasie ekonomicznej),
  • kolejowe (w I lub II klasie),
  • autobusowe
  1. Bilety za komunikację miejską w Krakowie (muszą być wykorzystane tzn. skasowane)
  2. Rachunki/faktury za przejazdy taksówką w godzinach nocnych (od 22:00 do 6:00)

Uwaga: jeżeli uzyskanie dokumentu (faktury, biletu itd.) nie było możliwe lub nastąpiło jego zgubienie, należy złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku.

Centrum dopuszcza również możliwość podróży samochodem osobowym. W takim przypadku niezbędne są:

  1. Wniosek o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu osobowego, przesłany na adres pocztowy NCN przed planowaną podróżą na posiedzenie Zespołu Ekspertów;
  2. Rozliczenie kosztów użycia w podróży samochodu osobowego złożone po odbyciu podróży.

Za dodatkowe koszty związane z wykorzystaniem samochodu w podróży tj. opłaty za korzystanie z autostrady, opłaty parkingowe, itp. nie przysługuje zwrot.

UWAGA:

  1. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży.
  2. Całkowity zwrot kosztów nie może przekroczyć kwoty 700,00 zł.
  3. Zwrot kosztów podróży nie obejmuje kosztów dodatkowego bagażu, ubezpieczenia Wyjeżdżającego oraz należności z tytułu diet (poniesionych kosztów posiłków).
  4. Centrum nie zwraca kosztów za przejazdy prywatne oraz te niezwiązane z działalnością dla NCN (np. inne sprawy zawodowe, zwiedzanie Krakowa, odwiedziny znajomych).