Za podstawową formę rozliczenia podróży eksperta przyjmuje się notę obciążeniową wystawioną przez pracodawcę.
Eksperci krajowi mogą rozliczyć koszty podróży bezpośrednio w NCN, jeżeli spełniają poniższe warunki:
- nie pozostają w stosunku pracy;
- przebywają, w terminie podróży na posiedzenie Zespołu Ekspertów, na urlopie wypoczynkowym lub bezpłatnym;
- są członkami Zespołu Kontrolującego;
- Pracodawca odmówi rozliczenia kosztów podróży Wyjeżdzającemu (wtedy wraz z formularzem do Centrum powinno zostać dostarczone pisemne oświadczenie Pracodawcy w tym zakresie).
Przykłady prawidłowo wypełnionych dokumentów
Podstawowe dokumenty niezbędne do rozliczenia kosztów podróży:
- Formularz „Rozliczenie kosztów podróży
- Oświadczenie o rozliczeniu kosztów podróży
- Bilety za podróż (wraz z opłatami za wystawienie biletu – opłaty transakcyjne):
- lotnicze (w klasie ekonomicznej),
- kolejowe,
- autobusowe
Uwaga: jeżeli uzyskanie dokumentu (faktury, biletu itd.) nie było możliwe lub nastąpiło jego zgubienie, należy złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku. Przesłane na adres mailowy travel@ncn.gov.pl
Centrum dopuszcza również możliwość podróży samochodem osobowym. W takim przypadku niezbędne są:
- Wniosek o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu osobowego, przesłany na adres mailowy travel@ncn.gov.pl przed planowaną podróżą na posiedzenie Zespołu Ekspertów;
- Rozliczenie kosztów użycia w podróży samochodu osobowego złożone po odbyciu podróży przesłane na adres mailowy travel@ncn.gov.pl
Za dodatkowe koszty związane z wykorzystaniem samochodu w podróży tj. opłaty za korzystanie z autostrady, opłaty parkingowe, itp. nie przysługuje zwrot.
UWAGA:
- Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie do 14 dni od daty zakończenia podróży.
- Całkowity zwrot kosztów nie może przekroczyć kwoty 700,00 zł.
- Zwrot kosztów podróży nie obejmuje kosztów dodatkowego bagażu, ubezpieczenia Wyjeżdżającego oraz należności z tytułu diet (poniesionych kosztów posiłków).
- Centrum nie zwraca kosztów za przejazdy prywatne oraz te niezwiązane z działalnością dla NCN (np. inne sprawy zawodowe, zwiedzanie Krakowa, odwiedziny znajomych).
- Wydatki związane z dojazdami lokalnymi (w szczególności komunikacja miejska, aglomeracyjna, taksówki) nie są refundowane.