Powrót do sekcji Raportowanie projektów z NCN
Raport końcowy – jest to raport podsumowujący całość realizacji projektu badawczego.
- Kiedy należy złożyć raport końcowy?
Raport końcowy należy złożyć w terminie do 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu określonej w umowie lub w aneksie do umowy.
Wyjątek stanowi raport końcowy z projektu badawczego PRELUDIUM BIS, który należy złożyć w terminie najpóźniej 13 miesięcy od dnia zakończenia realizacji projektu.
Niezłożenie raportu końcowego w terminie lub złożenie raportu niekompletnego stanowi podstawę do uznania umowy za niewykonaną/odstąpienia od umowy/rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym i uprawnia Centrum do żądania od jednostki zwrotu środków.
- Gdzie, w jakiej formie i w ilu egzemplarzach należy złożyć raport?
Raport należy złożyć poprzez system OSF oraz w wersji elektronicznej.
Począwszy od konkursów SONATINA 1, OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych (od 24 edycji: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/faq/edycje) dane raportu należy przekazać przez system OSF, a wygenerowany plik PDF należy podpisać podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przez osoby reprezentujące jednostkę i kierownika projektu, a następnie dostarczyć za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP lub e-Doręczeń na adres AE:PL-30168-16398-EHSIE-12. Raport uznaje się za złożony w terminie jeżeli został dostarczony na adres /ncn/SkrytkaESP lub AE:PL-30168-16398-EHSIE-12 do 60 dni od daty zakończenia projektu.
Począwszy od konkursów SONATINA 6, OPUS 23, PRELUDIUM 21, SONATA BIS12 i MAESTRO 14 możliwe jest podpisanie wygenerowanego raportu w formacie PDF przez osoby reprezentujące podmiot i przez kierownika projektu zaawansowanym podpisem elektronicznym (w formacie PAdES) zgodnym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r.
- W jakim terminie można wygenerować formularz raportu końcowego w systemie OSF?
Począwszy od konkursów OPUS 17, PRELUDIUM 17, MAESTRO 11, SONATA BIS 9, PRELUDIUM BIS 1, SONATA 15, SONATINA 4 (od 33 edycji) formularz raportu końcowego można wygenerować w systemie OSF w ostatnim dniu realizacji projektu.
We wcześniejszych konkursach formularz raportu końcowego można wygenerować w systemie OSF na 30 dni przed datą zakończenia realizacji projektu.
- Jakie załączniki w wersji elektronicznej należy dołączyć do raportu?
Do wersji elektronicznej raportu w systemie OSF należy dołączyć pliki PDF (lub linki) zawierające pełne wersje publikacji. W związku z utrudnionym dostępem do pełnej wersji tekstów podanych w formie linku bardzo prosimy o dołączanie publikacji w wersji PDF. Publikacja nadal może być dołączona w formie linku jednak w takim przypadku prosimy o sprawdzenie czy: 1) link jest prawidłowy; 2) zapewniony jest nieograniczony dostęp do pełnej wersji publikacji.
Począwszy od konkursów OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, SONATA BIS 7, MAESTRO 9, HARMONIA 9, w przypadku gdy na przeprowadzone w okresie sprawozdawczym badania konieczne było posiadanie zgód/opinii/zezwoleń/pozwoleń właściwych komisji kopie odpowiednich zgód/opinii/zezwoleń/pozwoleń należy załączyć w systemie OSF. Wszystkie wymagane zgody/ opinie/ zezwolenia/ pozwolenia muszą zostać załączone w postaci plików PDF. Prosimy o załączanie wyłącznie obowiązujących zgód/opinii/zezwoleń/pozwoleń, dotyczących realizowanego projektu.
Jeżeli zgody/ opinie/ zezwolenia/ pozwolenia wydawane są przez jedną komisję, należy je połączyć w jeden plik i zamieścić we właściwym miejscu.
Prosimy nie załączać do raportu dokumentacji zawierającej dane wrażliwe np. zaświadczeń lekarskich, odpisów aktów urodzenia/małżeństwa/zgonu itp. Oświadczenie jest wystarczające.
Prosimy nie zamieszczać w raporcie końcowym informacji zawierających dane wrażliwe.
- Jak przygotować raport, jeśli wprowadzono do umowy zmiany na podstawie aneksu?
Należy zadbać, aby wszystkie zmiany w warunkach realizacji projektu dokonywane za zgodą kierownika jednostki/ NCN lub w drodze aneksu do umowy, czy przez kierownika projektu, zostały w raporcie końcowym właściwie opisane i skomentowane.
Wprowadzone zmiany należy szczegółowo wyjaśnić w poszczególnych sekcjach raportu np. zmianę jednostki, kierownika projektu, kosztorysu, aparatury itd. Jedyną zmianą wprowadzoną do umowy i aktualizowaną w systemie OSF przez pracowników NCN jest zmiana daty zakończenia realizacji projektu.
Wszelkie zmiany muszą być opisane w polu tekstowym pod właściwą sekcją.
Przykład: „Pismem z dnia … uzyskano zgodę kierownika jednostki na zmianę … dotyczącą …”
Zgody kierownika jednostki powinny być przechowywane w dokumentacji prowadzonej przez jednostkę.
- Kto może wypełniać/edytować formularz raportu?
Formularz raportu może być edytowany w systemie OSF i wysłany do NCN tylko przez tzw. redaktora głównego. Gdy kierownik projektu nie jest redaktorem głównym w systemie OSF istnieje możliwość samodzielnego przeniesienia uprawnień redaktora głównego na kierownika projektu, ale tylko w sytuacji, gdy jego dane osobowe były wprowadzone do wniosku z Bazy Wiedzy o Nauce Polskiej (BWNP). Warunkiem takiej zmiany jest posiadanie przez kierownika projektu konta w systemie OSF. Jest to możliwe tylko jednorazowo, a wprowadzona zmiana jest nieodwracalna.
W wyjątkowych okolicznościach, takich jak śmierć, choroba itp. dotychczasowego kierownika projektu uniemożliwiających dostęp do systemu OSF, zaleca się zgłoszenie takiej sytuacji do Ośrodka Przetwarzania Informacji (OPI).
- Jak powinien być sporządzony raport końcowy przez beneficjentów o statusie konsorcjów naukowych?
We wszystkich konkursach konsorcja naukowe składają raporty poprzez system OSF
wraz z dodatkowymi informacjami dotyczącymi realizacji projektu przez poszczególnych partnerów. W celu przekazania danych dotyczących wykonania projektu przez poszczególnych członków konsorcjum naukowego należy wypełnić „informację uzupełniającą”, której wzór jest dostępny do pobrania w sekcji „Zestawienie kosztów”. Po wypełnieniu, wydrukowaniu i podpisaniu przez osoby upoważnione poszczególnych części „informacji uzupełniającej” odnoszących się do właściwych podmiotów tworzących konsorcjum, należy dołączyć jej skan do elektronicznej wersji raportu, korzystając z opcji „załącz plik”.
Począwszy od konkursów SONATINA 1, OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, MAESTRO 9, HARMONIA 9 oraz SONATA BIS 7 raport końcowy oraz informację uzupełniającą należy przekazać przez system OSF, a także wygenerowane pliki PDF należy podpisać podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przez osoby reprezentujące Lidera i kierownika projektu, a następnie dostarczyć za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP lub e-Doręczeń na adres AE:PL-30168-16398-EHSIE-12.
Począwszy od konkursów OPUS 17, PRELUDIUM 17, MAESTRO 11, SONATA BIS 9, PRELUDIUM BIS 1, SONATA 15, SONATINA 4 nie ma konieczności przesyłania dodatkowych plików z zestawieniem kosztów Lidera i Partnerów za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej lub e-Doręczeń.