Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie SONATA BIS 7 – wypełnianie zakładek formularza w systemie OSF

Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą wystąpić podmioty, określone w art. 10 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2016 r. poz. 2045 z późn. zm.), zwane dalej wnioskodawcami:

1. jednostka naukowa,
2. konsorcjum naukowe,
3. sieci naukowe i jednostki organizacyjne uczelni niebędące podstawowymi jednostkami organizacyjnymi,
4. centrum naukowo-przemysłowe,
5. centrum naukowe Polskiej Akademii Nauk,

    a) centrum naukowe uczelni,

6. biblioteka naukowa,
7. jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną i siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
8. osoba fizyczna.  

W sekcji Status wnioskodawcy należy z listy wybrać właściwy status. Po wyborze system tworzy odpowiedni formularz wniosku.

UWAGA: w trakcie tworzenia wniosku można zmienić status wnioskodawcy, ale to wiąże się z koniecznością aktualizacji innych danych w formularzu.

W sekcji Wnioskodawca należy zidentyfikować wnioskodawcę: podmiot składający wniosek samodzielnie lub lidera podmiotu złożonego, czyli podmiot reprezentujący wszystkich członków podmiotu złożonego. Podmiotami złożonymi są konsorcja naukowe, sieci naukowe, centra naukowo-przemysłowe, centra naukowe Polskiej Akademii Nauk oraz centra naukowe uczelni (za wyjątkiem centrów naukowych uczelni utworzonych w ramach struktury jednej uczelni). Informacje o pozostałych członkach/uczestnikach podmiotu złożonego (poza liderem) podawane są w zakładce Partnerzy. 

Osoby fizyczne, o których mowa w art. 10 pkt 9 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2016 r. poz. 2045 z późn. zm.), nie mogą składać wniosków o finansowanie projektów badawczych, które będą realizowane w następujących podmiotach: przedsiębiorstwa, konsorcja naukowe, sieci naukowe, centra naukowo-przemysłowe, centra naukowe Polskiej Akademii Nauk i centra naukowe uczelni, za wyjątkiem centrów naukowych uczelni utworzonych w ramach struktury jednej uczelni. W tych przypadkach wnioskodawcą jest ww. podmiot. 

W przypadku wnioskowania jako osoba fizyczna po wypełnieniu sekcji Status wnioskodawcy zakładka Wnioskodawca w lewym górnym rogu zmieni nazwę na Podmiot realizujący. Należy w niej podać dane dotyczące jednostki, w której będzie wykonywany projekt.

UWAGA: uprzejmie informujemy, że przed pobraniem jakichkolwiek informacji z bazy OPI należy sprawdzić, czy dane w powyższym systemie są aktualne.

Jako wnioskodawcę można wskazać podmiot figurujący w bazie OPI (przycisk Wybierz z bazy OPI) lub wprowadzić nowy podmiot (przycisk Spoza bazy). Dane wnioskodawcy muszą być kompletne, zgodne z dokumentami rejestrowymi oraz ze stanem faktycznym, należy więc je zweryfikować i uzupełnić. Kolejne okna otwiera się przyciskami Edytuj. Wszystkie wymagane rubryki muszą być starannie wypełnione.

Po określeniu Wnioskodawcy/Podmiotu realizującego sekcja ta podzieli się na dwie części:

• Wnioskodawca/Podmiot realizujący poziom 1,
• Wnioskodawca/Podmiot realizujący poziom 2.

Wnioskodawca/Podmiot realizujący poziom 1

1. Nazwa podmiotu (w języku polskim i angielskim) i adres siedziby – należy podać pełną nazwę podmiotu oraz kompletny adres siedziby. Uczelnie podają informacje w odniesieniu do całej uczelni oraz jednostki podstawowej (zgodnie ze statutem uczelni) planowanej jako miejsce realizacji projektu.  

2. Siedmiocyfrowy identyfikator gminy – należy wpisać numer gminy, na obszarze której podmiot ma siedzibę. Można go odnaleźć, używając przycisku Wykaz identyfikatorów (wykaz jest zgodny z Wykazem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego kraju Głównego Urzędu Statystycznego). Należy odszukać właściwą gminę, a przypisany jej siedmiocyfrowy numer wpisać do formularza. Na podstawie tego numeru system wpisze odpowiednią nazwę gminy.

3. Adres korespondencyjny – poprawnie wprowadzone aktualne dane korespondencyjne (m.in. telefon, adres e-mail, Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ePUAP), adres strony internetowej itd.) umożliwią szybką i skuteczną komunikację. Dane będą wykorzystywane do przesyłania oficjalnej korespondencji w sprawie projektu. Należy pamiętać, że na adres ESP (ePUAP) wysyłana będzie korespondencja związana z wnioskiem, w tym decyzja dotycząca finansowania. Podanie adresu ESP (ePUAP) jednostki naukowej jest obligatoryjne. Jeżeli te dane zmienią się w trakcie oceny lub wykonywania projektu, należy niezwłocznie powiadomić o tym NCN. 

4. Status organizacyjny – wybiera się z listy oznaczonej kodami od A.1, A4 do A10 i B.1. W przypadku kiedy wnioskodawca należy do kategorii szkoły wyższej (A.1), należy dodatkowo określić rodzaj podmiotu sprawującego nadzór oraz profil działalności. W tym celu należy wybrać odpowiednie kategorie z list rozwijanych.

5. Pytanie: Czy podmiot stanowi jednostkę zaliczaną do sektora finansów publicznych? wymaga odpowiedzi „tak” lub „nie”. Wskazana odpowiedź zostanie przeniesiona do treści oświadczenia osoby upoważnionej/osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu.

6. Pytanie: Czy podmiot pozostaje pod zarządem komisarycznym lub znajduje się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego? Należy wybrać odpowiedź „tak” lub „nie”. Zgodnie z art. 9a ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 o zasadach finansowania nauki (t.j. Dz.U. z 2016r., poz. 2045 z późn.zm.) z postępowania w sprawie przyznania środków finansowych na naukę na zadania, o których mowa w art. 5, wyklucza się wnioskodawcę pozostającego pod zarządem komisarycznym bądź znajdującego się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego.

7. We wniosku należy podać właściwy numer NIP, REGON i KRS. Jeżeli wnioskodawca nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorstw KRS, należy z prawej strony zaznaczyć nie dotyczy.

8. Kwestionariusz występowania/niewystępowania pomocy publicznej wypełniają WSZYSCY wnioskujący. Kwalifikacja zależy od statusu podmiotu, zalecamy przed wypełnieniem kwestionariusza skonsultować się z pracownikami działów administracyjno-finansowych instytucji, w których będzie  realizowany projekt badawczy. Przed wypełnieniem Kwestionariusza należy wybrać Wzór oświadczenia i zapoznać się z tekstem informującym o zasadach występowania pomocy publicznej i kwalifikowania danego podmiotu do kategorii przedsiębiorstw. W celu wypełnienia Kwestionariusza należy użyć przycisku Edytuj oświadczenie, a następnie udzielić odpowiedzi na pytania wygenerowane przez system i je zapisać.

Po wypełnieniu Kwestionariusza należy wybrać przycisk Drukuj oświadczenie. Na ekranie otworzy się utworzone przez system Oświadczenie o występowaniu/niewystępowaniu pomocy publicznej wraz z wypełnionym kwestionariuszem. Oświadczenie należy pobrać i przekazać wraz z wnioskiem do podpisu osobie upoważnionej/osobom upoważnionym do reprezentacji podmiotu. W  przypadku  podmiotu  niewnioskującego  o pomoc  publiczną  do  wniosku można  dołączyć skan tego  dokumentu podpisanego odręcznie w formie pliku PDF lub dokument podpisany elektronicznie. Podpisane oświadczenie jest wymaganym załącznikiem do elektronicznej wersji wniosku. 

UWAGA: zmiana w kwestionariuszu może powodować zmiany zakresu wymaganych we wniosku danych.

9. Dane Kierownika jednostki uzupełnia się w następnym oknie po naciśnięciu przycisku Edytuj. System automatycznie wpisuje nazwę jednostki w formularzu.

Wnioskodawca/Podmiot realizujący poziom 2

W sekcji „Wnioskodawca (poziom 2)” należy odpowiedzieć na pytanie: Czy jednostka otrzymuje dotację na działalność statutową z budżetu nauki? (działalność statutowa jest to realizacja określonych w statucie jednostki naukowej zadań związanych z prowadzonymi przez nią w sposób ciągły badaniami naukowymi lub pracami rozwojowymi) – wymagana odpowiedź „tak” lub „nie”. Jeżeli podmiot nie otrzymuje dotacji na działalność statutową z budżetu nauki do wersji elektronicznej wniosku należy dołączyć informacje dotyczące:

• badań naukowych zrealizowanych w ostatnich 2 latach przed złożeniem wniosku wraz z wykazem publikacji pracowników;
• aparatury naukowo-badawczej i innego wyposażenia umożliwiającego prowadzenie badań naukowych.

Ta zakładka dotyczy wyłącznie wniosków składanych przez podmioty złożone. Należy w niej podać dane wszystkich, oprócz wnioskodawcy/lidera, tzn. członków podmiotów złożonych, zgodnie z wytycznymi do części Wnioskodawca.

Partnerów projektu należy wprowadzić w szczególności dla wnioskodawców o statusie konsorcjum, sieci naukowej, centrum naukowo-przemysłowego, centrum naukowego Polskiej Akademii Nauk lub centrum naukowego uczelni. Status wnioskodawcy można zmienić w sekcji Wnioskodawca. Każdy Partner musi określić, czy finansowanie, o które się ubiega, nie będzie dla podmiotu stanowić pomocy publicznej. W celu poprawnego wypełnienia wniosku należy obowiązkowo wypełnić „Kwestionariusz występowania/ niewystępowania pomocy publicznej”.

W sytuacji gdy projekt będzie realizowany na co najmniej dwóch wydziałach tej samej jednostki, istnieje możliwość dodania kolejnego wydziału za pomocą przycisku Dodaj wydział. Dane wprowadzone w ten sposób mają charakter wyłącznie informacyjny. Redaktor podczas wypełniania wniosku będzie miał możliwość przypisania z podziałem na poszczególne wydziały np. zadań w planie badawczym jak również wykonawców.

1. Tytuł projektu (w języku polskim i w języku angielskim): podany przy zakładaniu wniosku można dowolnie modyfikować w trakcie przygotowywania wniosku, nie można go natomiast formatować, tj. użyć kursywy, podkreśleń, indeksów dolnych i górnych, symboli itd. Tytuł wprowadza się tylko w systemie OSF, nie można go np. skopiować. Tytuł podaje się w dwóch wersjach językowych po polsku i po angielsku, treść musi być tożsama. Tytuł powinien być zwięzły i dobrze charakteryzować tematykę projektu.  

2. Obszar badawczy, a w dalszej kolejności Numer panelu dyscyplin. W tej zakładce można go zmienić, używając przycisku Wybierz.

3. Pomocnicze określenia identyfikujące: wybiera się z listy po naciśnięciu przycisku Dodaj. Najpierw wybieramy określenie nadrzędne, tj. NZ, HS lub ST, a następnie określenie z niższego poziomu. Określenia mogą być wybrane spoza panelu i działu, do którego składany jest wniosek, np. panel: HS3 (Wiedza o przeszłości: historia, archeologia, etnologia, antropologia kulturowa), pomocnicze określenie identyfikujące: NZ1_4 (Biologia strukturalna), w tym przynajmniej jedno pomocnicze określenie identyfikujące musi być wybrane w ramach panelu głównego.

4. Planowany okres realizacji projektu: podaje się w miesiącach (36/48/60 miesięcy). Czas trwania projektu, a co za tym idzie, planowane zadania badawcze, powinny być przemyślane i zaplanowane z najwyższą starannością, ponieważ ewentualne zmiany w planie badań projektu po podpisaniu umowy są możliwe tylko w szczególnych przypadkach, za zgodą Dyrektora NCN i po aneksowaniu umowy. Okres realizacji projektu liczy się od dnia podpisania umowy.

5. Liczba wykonawców projektu: jest to liczba osób zaangażowanych w realizację projektu, obejmuje kierownika oraz pozostałych wykonawców. W liczbie tej nie uwzględnia się wykonawców zbiorowych. Liczba wykonawców nie jest ograniczona, ale skład zespołu badawczego, w  tym zasadność powołania do zespołu poszczególnych osób podlegają ocenie Zespołu Ekspertów. Liczba wykonawców wskazana w tej zakładce musi zgadzać się z liczbą wykonawców podaną w części dotyczącej wynagrodzeń. Wśród osób realizujących projekt, poza kierownikiem projektu, przez cały okres jego trwania, nie może być osób posiadających stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy. Wyłączeniu podlegają osoby realizujące projekt, które stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy uzyskają w trakcie realizacji projektu badawczego.

6. Słowa kluczowe: nie mogą być identyczne ze słowami podanymi w opisie paneli, mają natomiast dobrze odzwierciedlać tematykę projektu. Polskie i angielskie słowa kluczowe muszą być tożsame, wpisywane słowa należy oddzielać przecinkami lub średnikami.

7. Planowane nakłady, Ogółem oraz Na pierwszy rok realizacji projektu: te rubryki zostaną uzupełnione automatycznie przez system na podstawie danych z sekcji Kosztorys.

8. Czy projekt jest realizowany we współpracy międzynarodowej: należy wybrać „tak” lub „nie”. Po wybraniu odpowiedzi „tak” należy za pomocą przycisku Edytuj wskazać kraj, z którym powyższa współpraca międzynarodowa jest nawiązana. Te informacje wykorzystywane są do zestawień przygotowywanych przez NCN i nie wpływają na ocenę wniosku. Za współpracę międzynarodową uważa się realizacje zadań badawczych wraz z badaczami z zagranicznych instytucji badawczych.

Za współpracę międzynarodową nie uznaje się:

• uczestnictwa w konferencjach międzynarodowych,
• upowszechnienia wiedzy o projekcie za granicą,
• realizacji zadań badawczych przez polski zespół badawczy bez udziału badaczy z zagranicznych instytucji badawczych,
• współpracy z badaczami z zagranicy zatrudnionymi w polskich jednostkach naukowych.

Na etapie składania wniosku nie jest wymagane przedłożenie potwierdzeń nawiązania współpracy międzynarodowej. Nie są wymagane również żadne potwierdzenia od zagranicznej jednostki o nawiązaniu współpracy w ramach projektu. 

Streszczenie projektu należy sporządzić w osobnych plikach w języku polskim i w języku angielskim. Obie wersje językowe muszą być tożsame, należy je załączyć do wniosku za pomocą przycisku Załącz plik – nie więcej niż 1 strona zdefiniowanego maszynopisu (formatowanie: rozmiar strony A4, typ czcionki Times New Roman, wielkość czcionki 11-12 pkt., interlinia pojedyncza, marginesy: boczne 2 cm, dolne i górne 1,5 cm). Jedynym akceptowanym formatem jest plik PDF.

Treść streszczenia musi być podzielona na następujące sekcje:

1. Cel prowadzonych badań/hipoteza badawcza (Research project objectives/Research hypothesis)
2. Zastosowana metoda badawcza/metodyka (Research project methodology)
3. Wpływ spodziewanych rezultatów na rozwój nauki (Expected impact of the research project on the development of science). 

Przypominamy, że streszczenie projektu nie może być identyczne ze skróconym opisem projektu badawczego. Prosimy również o zwrócenie uwagi na umieszczenie właściwych wersji językowych nagłówków w plikach.

Po naciśnięciu przycisku Sprawdź kompletność system powinien zasygnalizować przekroczenie 1 strony.

Popularnonaukowe streszczenie projektu należy sporządzić w osobnych plikach w języku polskim i w języku angielskim. Obie wersje językowe muszą być tożsame, należy je załączyć do wniosku za pomocą przycisku Załącz plik – nie więcej niż 1 strona zdefiniowanego maszynopisu (formatowanie: rozmiar strony A4 , typ czcionki Times New Roman, wielkość czcionki 11-12 pkt., interlinia pojedyncza, marginesy: boczne 2 cm, dolne, górne 1,5 cm). Jedynym akceptowanym formatem jest plik PDF.

Popularnonaukowe streszczenie każdego projektu, który otrzyma finansowanie zostanie opublikowane na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki oraz Ośrodka Przetwarzania Informacji (OPI). W ten sposób NCN planuje przybliżyć szerokiemu gronu odbiorców badania finansowane za swoim pośrednictwem ze środków publicznych. W popularnonaukowym streszczeniu projektu należy podać cel projektu, opisać jakie badania podstawowe będą realizowane w projekcie oraz podać powody podjęcia danej tematyki badawczej. Streszczenie powinno zawierać wyłącznie takie dane, które podmiot wnioskujący i kierownik projektu chcieliby udostępnić na tej stronie. Powyższe streszczenie powinno być przedstawione w języku polskim i w języku angielskim.

Po naciśnięciu przycisku Sprawdź kompletność system powinien zasygnalizować przekroczenie 1 strony.

W tej zakładce kierownik projektu może uzasadnić, że planowane w ramach realizacji projektu badania to badania podstawowe. Podane informacje mogą pomóc Zespołowi Ekspertów w rozwianiu ewentualnych wątpliwość co do charakteru planowanych badań. Należy zwrócić szczególną uwagę na wypełnienie powyższej sekcji, w przypadku gdy projekt może budzić wątpliwości pod tym względem. Szansa wykorzystania wyników badań w praktyce nie dyskwalifikuje ich „podstawowości”. Wypełnienie tej zakładki jest opcjonalne. Długość tekstu nie może przekraczać 2500 znaków ze spacjami.  

UWAGA : Zakładka WNIOSEK NOWY/SKORYGOWANY została usunięta z formularza w systemie OSF. Od 26 edycji nie ma możliwości odnoszenia się do uwag Ekspertów. Informacje o tym, że wniosek był składany w poprzednich edycjach można ewentualnie zawrzeć w skróconym i szczegółowym opisie projektu.

W tej zakładce wnioskodawca ma możliwość wskazania maksymalnie 3 osób, które nie powinny oceniać wniosku ze względu na możliwy konflikt interesów. Należy podać imię, nazwisko i afiliację. Jednocześnie informujemy, że ostateczny dobór recenzentów należy do NCN.

UWAGA: w konkursie SONATA BIS 7 nie ma możliwości wskazania w projekcie głównych wykonawców, a ankietę dorobku naukowego przedstawia tylko kierownik projektu.

Liczba wymienionych członków zespołu badawczego musi być zgodna z liczbą wykonawców podaną w zakładce Informacje ogólne.

Kierownikiem projektu w konkursie SONATA BIS 7 może być osoba posiadająca stopień naukowy lub tytuł naukowy, która uzyskała stopień naukowy doktora w okresie od  5 do 12 lat przed rokiem wystąpienia z wnioskiem tj. pomiędzy 01.01.2005 a 31.12.2012 r. Wskazany okres może zostać przedłużony o okresy przebywania na urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie rodzicielskim lub urlopie wychowawczym, udzielonych na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy albo pobierania zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji leczniczej. W przypadku kobiet, okres po uzyskaniu stopnia naukowego doktora można przedłużyć o 18 miesięcy za każde urodzone bądź przysposobione dziecko. Kobieta może wybrać bardziej korzystny sposób wskazania przerw w karierze naukowej. 

Podczas tworzenia nowego zespołu naukowego należy zwrócić szczególną uwagę na zasadność jego powołania, konieczność przeprowadzenia rekrutacji nowych osób do zespołu oraz nowatorskość prowadzonych badań o charakterze podstawowym. Osoby wchodzące w skład zespołu nie powinny ze sobą wcześniej współpracować przy realizacji projektów badawczych finansowanych w drodze konkursu. Poza kierownikiem projektu wśród osób realizujących projekt nie można zaangażować osób posiadających stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy^[1] z wyłączeniem osób, które w trakcie realizacji projektu uzyskają habilitację lub tytuł naukowy.

Ponadto wymaga się zaangażowania w projekcie doktoranta lub doktorantów na łączny okres co najmniej 36 miesięcy w trybie zgodnym z zasadami zawartymi w Regulaminie przyznawania stypendiów naukowych w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki, przyjętym uchwałą Rady NCN nr 96/2016 z dnia 27 października 2016 r.  

Przez pojęcie doktorant należy rozumieć, zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 r. (Dz. U. z 2012, poz. 572, z późn. zm.), uczestnika studiów doktoranckich.

Dana osoba nie może pełnić w projekcie więcej niż jednej roli np. osoba mająca we wniosku status kierownika projektu nie może mieć w tym samym wniosku statusu wykonawcy.

Kierownika projektu wprowadza się przyciskami Wybierz z bazy OPI lub Spoza bazy.

• Osoby w bazie OPI wyszukuje się wg numeru PESEL, który jest identyfikatorem każdej z osób w bazie Nauki Polskiej. W razie konieczności dane wprowadzonej osoby należy uaktualnić, otwierając okno przyciskiem Edytuj.
• Osoby spoza bazy: w formularzu należy wpisać wszystkie wymagane przez system dane (imiona, nazwisko, tytuł zawodowy/stopień naukowy, telefon, adres skrytki ePUAP, email, nr PESEL itd.). Korespondencja pomiędzy NCN a kierownikiem projektu, odbywać się będzie za pośrednictwem adresu skrytki lub adresu email. Podanie adresu ESP jest dobrowolne. Jednocześnie przypominamy, że w sytuacji gdy numer PESEL kierownika projektu figuruje w bazie Nauka Polska, system automatycznie wymusi pobranie danych z powyższej bazy.

UWAGA: dane kierownika projektu należy wypełniać w kolejności chronologicznej ze szczególnym uwzględnieniem poprawności danych zaczytanych z  bazy OPI. W przypadku gdy redaktor wniosku stwierdzi, że dane zaczytane z bazy OPI są nieaktualne lub błędne, należy zgłosić taką informację do bazy Nauka Polska. Ważne są tu w szczególności informacje dotyczące: tytułu, imion, nazwisk, numeru PESEL, jak również miejsc pracy, ponieważ nie mogą być one edytowane w OSF.  Zmiana danych może wiązać się z koniecznością zaczytania ich ponownie i usunięciem zawartości wszystkich sekcji z ankiety dorobku naukowego tj.: Academic and Research Career, Publication Record itd.

Ankietę dorobku naukowego wypełnia wyłącznie kierownik projektu.

1. Planowany charakter udziału w realizacji projektu wypełniany jest automatycznie przez system na podstawie danych podanych wcześniej w formularzu.
2. Podmiot - w tym miejscu system OSF automatycznie wstawia jednostkę naukową wskazaną jako miejsce realizacji projektu w zakładce Wnioskodawca/Podmiot realizujący.
3. Dane osobowe należy wypełnić, używając przycisku Edytuj. W przypadku osób będących wykonawcami projektu nie jest możliwe podanie ich danych osobowych, a jedynie przewidzianej do pełnienia funkcji w projekcie. PESEL nie jest wymagany po zaznaczeniu statusu „obcokrajowiec”. Dane kontaktowe powinny być aktualne, a w przypadku ich zmiany kierownik projektu powinien niezwłocznie powiadomić NCN.

   UWAGA: zwracamy uwagę, że kierownik projektu powinien prowadzić działalność naukowo-badawczą w miejscu wskazanym jako miejsce realizacji  projektu przez co najmniej 50% czasu trwania realizacji projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne do realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane z badaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych czy przeprowadzaniem kwerend.

   Jeśli wymaga tego tematyka projektu, poszczególne badania mogą być prowadzone poza terytorium Polski. Kierownik projektu i wszyscy wykonawcy, dla których zaplanowano wynagrodzenie w ramach zespołu badawczego, muszą być natomiast zatrudnieni przez polski podmiot, któremu zostaną przekazane środki finansowe.

4. Typ zatrudnienia w projekcie:
   • wynagrodzenie pełnoetatowe:

     Kierownik projektu może otrzymać z puli wynagrodzeń etatowych wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku naukowym, o ile spełnia łącznie następujące warunki:

     • na dzień zakończenia naboru wniosków w konkursie ( tj. 22 września 2017 r.) nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub mianowania w podmiocie, o którym mowa w art. 10 pkt 1-8 i 10 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2016 r., poz. 2045 z późn.zm.), prowadzącym działalność dydaktyczną lub naukowo-badawczą lub jest zatrudniony jako pracownik naukowy^[2], naukowo-dydaktyczny^[3] lub badawczo-techniczny^[4] na podstawie umowy o pracę na czas oznaczony, z terminem zakończenia tej umowy upływającym nie później niż 18 miesięcy od dnia zakończenia naboru wniosków w konkursie (tj. do dnia 22 marca 2019 r.)
     • w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia w żadnej formie ze środków NCN;
     • w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę u jakiegokolwiek pracodawcy, jak również nie pobiera świadczeń emerytalnych z systemu ubezpieczeń społecznych.
     • wysokość środków na zatrudnienie nie przekracza: 160 tys. zł rocznie w konkursie SONATA BIS

     Kierownik projektu może otrzymać z puli wynagrodzeń etatowych wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku naukowym u innego niż obecny pracodawcy będącego wnioskodawcą, jeżeli spełni łącznie warunki wskazane w pkt b), c), d), i rozwiąże stosunek pracy z dotychczasowym pracodawcą w terminie nie dłuższym niż 1 miesiąc od zawarcia umowy o finansowanie i realizację projektu badawczego.

     
     
     

     W przypadku gdy kierownik projektu/zespołu w momencie składania wniosku spełnia warunek zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas oznaczony upływający nie później niż 18 miesięcy od dnia zakończenia naboru wniosków w konkursie i zaplanował dla siebie w ramach budżetu wynagrodzeń wynagrodzenie etatowe, zobowiązany będzie również do wypełnienia sekcji: „Zatrudnienie kierownika projektu” ang. PI’s full time employment. Informacje wymagane w tej zakładce określone będą w dalszej części instrukcji.

   • wynagrodzenie dodatkowe: w przypadku, gdy kierownik posiada zatrudnienie w jednostce naukowej na czas nieoznaczony, istnieje możliwość zaplanowania dla kierownika wynagrodzenia w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych.

     Ponadto osobom zatrudnionym w jednostce jako pracownik naukowo-dydaktyczny przysługuje możliwość obniżenia pensum dydaktycznego na czas realizacji projektu badawczego. Wyłącznie po wyborze typu zatrudnienia jako „wynagrodzenie dodatkowe” system wygeneruje dodatkowe pytanie dotyczące zamiaru skorzystania z takiej możliwości, co skutkować będzie dodatkowymi sekcjami w Kosztorysie oraz Oświadczeniach. Osoba zatrudniona w innym projekcie finansowanym przez NCN na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy nie może skorzystać z szansy obniżenia pensum dydaktycznego.

   • bez wynagrodzenia: w przypadku osób, które zrezygnują z możliwości pobierania wynagrodzenia lub osób, które nie mogą zaplanować swojego wynagrodzenia z uwagi na zatrudnienie z puli wynagrodzeń etatowych ze środków innego projektu NCN lub pobierania stypendium naukowego NCN.
5. Rodzaj stanowiska:
   1. pozostałe: na potrzeby realizacji projektu kierownik powinien wybrać tę opcję.
6. Okres pobierania wynagrodzenia w projekcie: nie musi być równy okresowi realizacji projektu badawczego.
7. W oknie edycji danych osobowych kierownika projektu należy zaznaczyć odpowiedź na dodatkowe pytania:
   1. Czy kierownik projektu zamierza skorzystać z obniżenia pensum dydaktycznego?

      Odpowiedź: „tak” lub „nie”

      W przypadku udzielenia odpowiedzi „tak” należy podać liczbę godzin obowiązkowego pensum dydaktycznego z przedziału od 120 do 240 godzin, które zgodnie z art. 130 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym stanowi roczny wymiar zajęć dydaktycznych dla pracowników naukowo-dydaktycznych. Wprowadzone w tej sekcji dane posłużą do automatycznego przeliczenia przez system równowartości obniżenia pensum dydaktycznego o 50%, w wysokości 100 zł na każdą godzinę.

   2. Czy kierownik projektu  zamierza wprowadzić informację o przerwach w karierze naukowej? Dotyczy urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na zasadach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego i wychowawczego, udzielanych na zasadach określonych w kodeksie pracy lub pobierał zasiłek chorobowy lub świadczenia rehabilitacyjne w związku z niezdolnością do pracy w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji leczniczej. W przypadku odpowiedzi twierdzącej należy wybrać sposób wskazania przerw w karierze kierownika projektu:
      1. Na podstawie liczby urodzonych/przysposobionych dzieci - liczba dzieci - W przypadku kobiet, okres po uzyskaniu stopnia naukowego doktora można przedłużyć o 18 miesięcy za każde urodzone bądź przysposobione dziecko. Kobieta może wybrać bardziej korzystny sposób wskazania przerw w karierze naukowej spośród wyżej zaproponowanych.
      2. Na podstawie przerw określonych ustawowo:
         • w okresie 5 lat? (ta podsekcja dodatkowo pojawia się w przypadku wyboru panelu NZ lub ST)
         • w okresie 7 lat?

         W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „tak” należy podać liczbę miesięcy. Na podstawie udzielonych odpowiedzi w części dotyczącej 7 lat system sam określi, czy kierownik projektu jest osobą rozpoczynającą karierę naukową. Dodatkowe pytanie o okres 5 lat dla paneli NZ i ST służy na potrzeby doliczenia okresu przebywania na urlopie do okresu, z którego kierownik projektu może wykazywać publikacje naukowe.

8. Dane adresowe: również wypełnia się po naciśnięciu przycisku Edytuj. Należy podać adres zamieszkania i do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania. Są to dane obowiązkowe w przypadku kierownika projektu. Dane kontaktowe powinny być aktualne, a w przypadku ich zmiany kierownik projektu powinien niezwłocznie powiadomić NCN.
9. Miejsca pracy w jednostkach naukowych i innych instytucjach związanych z nauką oraz zajmowane stanowiska: wypełniane są automatycznie na podstawie danych dostępnych w bazie Nauki Polskiej w przypadku zaciągnięcia danych wnioskodawcy za pomocą przycisku Dodaj z bazy OPI. Jeżeli miejsce pracy nie zostało uzupełnione automatycznie, należy wybrać odpowiednio: Bez miejsca pracy.

   Wnioskodawca ma również możliwość wprowadzenia powyższych danych ręcznie. W takim przypadku wszystkie dane wnioskodawcy należy wprowadzić za pomocą przycisku Dodaj spoza bazy.

10. Informacje o całkowitej liczbie cytowań oraz indeksie H: wypełniane są tylko przez kierownika projektu:
    1. dla paneli ST i NZ należy podać łączną liczbę cytowań wszystkich dotychczasowych publikacji bez autocytowań oraz indeks H (Hirscha). Jeżeli prace danej osoby nie są cytowane, należy wpisać „0” jako liczbę cytowań oraz „0” jako wartość indeksu H. Dane należy wprowadzić z bazy Web of Science™ Core Collection.
    2. dla paneli HS, jeśli jest to możliwe, należy podać łączną liczbę cytowań wszystkich dotychczasowych publikacji bez autocytowań oraz indeks H. Dla paneli HS możliwe jest wybranie opcji N/A, ale tylko w przypadku, gdy dane takie są niemożliwe do podania (np. jeśli osiągnięciem nie są publikacje, a np. dzieła artystyczne itp). Jeśli osiągnieciem naukowym są publikacje, preferowanym źródłem jest Web of Science™ Core Collection lub Scopus. Należy podać odpowiednie współczynniki.
11. Szczegółowa ankieta dorobku naukowego kierownika projektu: poszczególne pozycje należy wpisać zgodnie z zaleceniami systemu.  

    PONIŻSZE INFORMACJE NALEŻY PODAĆ W JĘZYKU ANGIELSKIM.

    UWAGA: w tej sekcji dane mogą być wprowadzone jedynie w formularzu, przy pomocy edytora uruchamianego przyciskiem Edytuj; nie jest możliwe załączenie ankiety w formacie PDF. 

    
    1. Przebieg kariery naukowej (Academic and Research Career) – należy przedstawić opis kolejnych stopni w karierze naukowej, podając nazwę uczelni, instytutu lub innej jednostki organizacyjnej, specjalność, datę uzyskania tytułu zawodowego, stopnia naukowego lub tytułu naukowego. W tej pozycji należy również podać informacje mogące mieć wpływ na przebieg kariery naukowej oraz osiągnięcia naukowe np. dłuższe przerwy w karierze naukowej, informacje o urlopach macierzyńskich/wychowawczych oraz nazwiska (np. panieńskie) używane w publikacjach.
    2. Publikacje naukowe (Publication Record) – należy przedstawić informacje o dorobku naukowym:
       1. dla paneli ST i NZ należy podać od  3 do 10 najważniejszych prac opublikowanych w okresie ostatnich 5 lat przed zgłoszeniem wniosku, z zaznaczeniem publikacji w czasopismach z listy JRC oraz monografii o zasięgu światowym. Publikacje powinny pochodzić z lat 2011-2018, wcześniejsze publikacje nie będą brane pod uwagę podczas oceny dorobku. Do pięcioletniego okresu nie wlicza się okresu urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na zasadach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego i wychowawczego, udzielanych na zasadach określonych w kodeksie pracy lub pobierania zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji i leczenia. Trzy najważniejsze publikacje spośród zaprezentowanych w wykazie prac należy obowiązkowo załączyć w postaci pliku pdf. Kolejne publikacje należy wprowadzać, stosując przycisk Dodaj, a następnie wypełnić dane: autor/autorzy, tytuł, źródło (czasopismo, wydawnictwo itp.), rok wydania, aktualny pięcioletni Impact Factor (IF; jeśli czasopismo nie posiada IF – należy wpisać wartość zero), liczba cytowań bez autocytowań (jeśli podana publikacja nie ma cytowań, należy wpisać wartość zero). 
       2. dla paneli HS należy podać od 3 do 10 najważniejszych prac opublikowanych w okresie ostatnich 10 lat przed zgłoszeniem wniosku, w ocenie których brana będzie pod uwagę jakość wydawnictwa m.in. obecność czasopisma na liście JCR lub porównywalnej (o ile listy te mają zastosowanie) oraz zasięg krajowy lub światowy monografii. Publikacje powinny pochodzić z lat 2006-2018, wcześniejsze publikacje nie będą brane pod uwagę podczas oceny dorobku. Trzy najważniejsze publikacje spośród zaprezentowanych w wykazie prac należy obowiązkowo załączyć w postaci pliku pdf. Kolejne publikacje należy dodać za pomocą przycisku Dodaj, a następnie wypełnić dane: autor/autorzy; tytuł; źródło; rok wydania; jeśli jest to możliwe należy podać aktualny pięcioletni Impact Factor (IF) oraz podać liczbę cytowań bez autocytowań. 

          Kierownik projektu może wykazać prace, które mają się ukazać. Jeśli publikacja jest przyjęta do druku, wówczas należy zaznaczyć, że dana publikacja nie jest jeszcze opublikowana (The publication is: Accepted for publication), następnie w zakładce  Załączniki  dodać list/listy od redakcji.

          Należy obowiązkowo załączyć pliki PDF nie większe niż 10 MB każdy, w przypadku monografii należy dołączyć plik zawierający co najmniej stronę tytułową, redakcyjną, spis treści i wybór fragmentów zawierających najważniejsze tezy autora.

          Dorobek naukowy w ramach nauk o sztuce (HS): muzyka, sztuki plastyczne, film (Scientific Achievements – Art) do 10 najważniejszych dokonań artystycznych i artystyczno-naukowych o znaczeniu międzynarodowym i krajowym, np. autorstwo dzieła sztuki i jego publikacja (partytura, nagranie), reżyseria filmu, spektaklu teatralnego, operowego, rola pierwszoplanowa, autorstwo indywidualnej wystawy, udział w zagranicznym lub krajowym festiwalu o zasięgu międzynarodowym, kierownictwo artystyczne międzynarodowego przedsięwzięcia.

          UWAGA: tytuły publikacji, nazwy periodyków lub monografii należy podać w języku oryginalnym (np. języku polskim, francuskim, niemieckim).

    3. Projekty badawcze (Research Projects)

       NALEŻY PRZEDSTAWIĆ WYŁĄCZNIE PROJEKTY, W KTÓRYCH PEŁNIŁO SIĘ ROLĘ KIEROWNIKA

       Muszą to być projekty zakończone w okresie 5 lat przed zgłoszeniem wniosku i/lub aktualnie realizowane projekty badawcze wyłonione w drodze konkursów ogólnokrajowych i/lub międzynarodowych. W przypadku projektów będących w momencie składania wniosku w trakcie realizacji proszę nie podawać daty zakończenia projektu. System sam oznaczy projekt jako będący w trakcie realizacji. 

       Nie należy wymieniać projektów, które są/były finansowane ze środków na działalność statutową, ale te które są/były finansowane ze środków finansowych na naukę. Realizowane projekty wprowadza się przyciskiem Add, po czym należy podać w języku angielskim:

       1. charakter udziału w projekcie (Role in the project),
       2. tytuł i numer projektu, tytuł należy podać w języku oryginalnym, a w miarę możliwości przetłumaczyć na język angielski (Project title in the original language [and, if applicable, title’s translation into English]),
       3. numer projektu (Project ID),
       4. źródło finansowania (Sources of funding),
       5. wysokość finansowania wraz z walutą (Amount of funding/Currency code),
       6. miejsce realizacji (Host Institution),
       7. lata realizacji (Start date /Finish date),
       8. wykaz publikacji (List of the most important publications).

       Obowiązkowo dla każdego projektu należy podać wykaz najważniejszych publikacji będących efektem realizacji projektu. Brak podanych publikacji będzie traktowany jako brak efektów realizacji projektu. Nie należy podawać publikacji niezwiązanych z przedstawianymi projektami ani prac zgłoszonych do recenzji.

       UWAGA: projekty finansowane ze środków Narodowego Centrum Nauki należy wpisać w systemie ręcznie.

       W przypadku gdy kierownik projektu nie realizował innych projektów niż te finansowane w ramach środków NCN, należy zaznaczyć opcję No research project (other than NCN granted).

4. Zbliżone zadania badawcze (Similar research tasks) – zakładka powinna zawierać informację o zbliżonych tematycznie zadaniach badawczych objętych wnioskiem o finansowanie złożonym w ramach aktualnie otwartych lub ocenianych konkursów NCN oraz już realizowanych/zakończonych w ramach finansowania z innych źródeł, w tym z NCN przez kierownika projektu lub innych wykonawców projektu. Należy podać: tytuł i numer projektu, imię i nazwisko kierownika projektu, główne zadania badawcze oraz informację, czy projekt jest realizowany w ramach konkursu NCN, złożony do konkursu NCN, finansowany poza NCN, a jeśli tak, to przez kogo; a także przedstawić wyjaśnienie zasadności finansowania zbliżonych, proponowanych zadań badawczych w świetle powyższych zadań zbliżonych. Celem podania tej informacji jest rozwianie wątpliwości dotyczących podwójnego finansowania badań.

   W zakładce należy wyjaśnić różnice w wykonywanych/wykonanych zadaniach badawczych w stosunku do proponowanych we wniosku.

   W przypadku gdy projekty o zbliżonych zadaniach badawczych nie zostały zgłoszone do finansowania, należy zaznaczyć nie dotyczy.

5. Doświadczenie naukowe (Research Stays) – zakładka powinna opisywać doświadczenie zdobyte w Polsce i za granicą w ciągu ostatnich 10 lat, przy czym należy podać państwo, nazwę instytucji, rodzaj/charakter pobytu np. stypendium, fellowship, visting professor oraz okres pobytu.
6. Wyróżnienia (Prizes/Awards) – zakładka powinna zawierać najważniejsze międzynarodowe i prestiżowe polskie wyróżnienia wynikające z prowadzenia badań naukowych. Należy podać rodzaj wyróżnienia, miejsce i datę jego otrzymania. W tej sekcji można podać również informacje o innych aktywnościach naukowych np. wykłady plenarne wygłaszane na konferencjach, a w przypadku działalności naukowej w zakresie twórczości artystycznej i sztuki: aktywny udział w międzynarodowych wystawach, festiwalach, wydarzeniach artystycznych: plastycznych, muzycznych, teatralnych i filmowych. Dopuszczalne jest użycie 1500 znaków.

Jeżeli wypełnienie którejkolwiek części ankiety jest niemożliwe (np. kierownik projektu nie ma wyróżnień), to należy w odpowiedniej zakładce napisać „not applicable”.

WYKONAWCA

Wykonawcę wprowadza się przyciskiem Dodaj wykonawcę następnie należy podać wymagane dane.

Liczba wykonawców jest nieograniczona.   

WSZYSCY WYKONAWCY SĄ WYKONAWCAMI BEZIMIENNYMI.  

1. Planowany charakter udziału w realizacji projektu: system automatycznie przypisze rolę, jaką pełni dana osoba w projekcie („wykonawca”). W polu nie ma możliwości podania imienia i nazwiska danej osoby.
2. Podmiot: system automatycznie przypisze jednostkę, w której będzie realizowany projekt. W przypadku gdy wnioskodawcą będzie podmiot złożony, należy wskazać właściwą jednostkę.
3. Rola pełniona w projekcie: w j. angielskim, w tym polu należy podać, jaką rolę będzie pełnić dana osoba, np. laborant, technik, badacz; NIE NALEŻY podawać danych osobowych wykonawców (imię i nazwisko). 
4. Typ zatrudnienia w projekcie: na potrzeby realizacji projektu SONATA BIS 7 należy wybrać:
   • wynagrodzenie pełnoetatowe: w ramach konkursu SONATA BIS 7 osoba na stanowisku typu post-doc może pobierać wynagrodzenie z puli wynagrodzeń etatowych;

     Osoba na stanowisku typu post-doc może otrzymać z puli wynagrodzeń etatowych wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, o ile spełnia łącznie następujące warunki:

     • w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia w żadnej formie ze środków NCN;
     • kierownik projektu nie był promotorem/promotorem pomocniczym w jej przewodzie doktorskim; 
     • została wybrana w ramach otwartego konkursu, przeprowadzonego przez trzyosobową komisję rekrutacyjną powołaną przez kierownika podmiotu realizującego projekt badawczy, złożoną z kierownika projektu jako przewodniczącego oraz przynajmniej dwóch wskazanych przez niego osób posiadających odpowiednie kwalifikacje naukowe lub zawodowe. Ocena kandydatów odbywa się na podstawie kryteriów przedstawionych w ogłoszeniu o konkursie, a wyniki konkursu podawane są do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie na stronie internetowej podmiotu, w którym będzie realizowany projekt badawczy;
     • w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę u jakiegokolwiek pracodawcy;

     Jeżeli wynagrodzenie etatowe nie jest pobierane przez cały okres planowany we wniosku, kwota na wynagrodzenie etatowe ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do okresu, w którym wynagrodzenie jest wypłacane.

     
   • wynagrodzenie dodatkowe: w ramach konkursu dla ewentualnych wykonawców można przewidzieć wypłatę wynagrodzenia tylko z puli wynagrodzeń dodatkowych.
   • stypendia naukowe:

     Stypendia naukowe NCN mogą być wypłacane pod warunkiem, że:

     • są przyznane zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów naukowych w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki określonym uchwałą Rady NCN nr 96/2016 z dnia 27 października 2016 r.
     • w okresie pobierania stypendium naukowego NCN wykonawca nie pobiera wynagrodzenia w żadnej formie ze środków NCN[5];
     • łączna kwota pobieranych przez wykonawcę stypendiów naukowych NCN nie przekracza 4,5 tys. zł miesięcznie. Do tej kwoty nie wlicza się stypendium naukowego w ramach stypendium doktorskiego finansowanego ze środków NCN w konkursie ETIUDA.

     UWAGA: Szczegółowe informacje dotyczące stypendiów naukowy znajdują się na stronie internetowej Centrum pod adresem https://ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/koszty-w-projektach/stypendia-naukowe.

     

     UWAGA: w konkursie SONATA BIS 7 budżet stypendiów naukowych na każdy miesiąc realizacji projektu wynosi co najwyżej 9 tys. zł.  

   • bez wynagrodzenia: gdy nie jest przewidziane wynagrodzenie.
5. Rodzaj stanowiska: na potrzeby realizacji projektu należy wybrać:
   • typu post-doc – pełnoetatowe stanowisko pracy przeznaczone dla osoby rozpoczynającej karierę naukową, która uzyskała stopień naukowy doktora nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie. Do okresu tego nie wlicza się urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego i urlopu wychowawczego udzielonych na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy albo pobierania zasiłku chorobowego. W takiej sytuacji siedmioletni okres wydłuża się o czas trwania urlopu.

     Osoba na stanowisku typu post-doc powinna zostać wybrana w otwartym konkursie, w którym kierownik projektu przewodniczył komisji rekrutacyjnej; kierownik projektu nie był promotorem/promotorem pomocniczym wybranej osoby (wśród wykonawców zatrudnianych na etat na stanowisku typu post-doc dozwolone jest zatrudnienie jednej osoby niespełniającej tego kryterium).

     Osoba zatrudniona w projekcie na powyższym stanowisku w okresie pobierania wynagrodzenia w projekcie nie może pobierać wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę u jakiegokolwiek pracodawcy, także posiadającego siedzibę poza granicami RP.

     UWAGA: w konkursie SONATA BIS dopuszcza się zatrudnienie osób na stanowisku typu post-doc pod warunkiem, że łączny okres zatrudnienia wszystkich osób nie przekroczy dwukrotności zaplanowanego czasu trwania projektu. Zatrudnienie jednej osoby na tym stanowisku nie może być krótsze niż 6 miesięcy. 

   • doktorant i/lub student (wykonawca pobierający stypendium naukowe) – stypendium naukowe może być przyznane osobie, która w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie spełnia którekolwiek z poniższych kryteriów:

     UWAGA: w konkursie SONATA BIS 7 wymagane jest zaangażowanie doktoranta lub doktorantów na łączny okres co najmniej 36 miesięcy.

     • jest studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych II stopnia,
     • jest studentem co najmniej 4 roku studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych jednolitych studiów magisterskich,
     • jest doktorantem– zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 r. (Dz. U. z 2012, poz. 572, z późn. zm.) pod pojęciem doktoranta należy rozumieć uczestnika studiów doktoranckich;
       • doktorant – w przypadku zaangażowania osób legitymujących się statusem doktoranta, którzy będą zatrudnieni w projekcie w ramach puli wynagrodzeń dodatkowych;
       • student – w przypadku zaangażowania osób legitymujących się statusem studenta, którzy będą zatrudnieni w projekcie w ramach puli wynagrodzeń dodatkowych;
       • pozostałe – wszystkie osoby nie spełniające powyższych wymogów.
6. Okres pobierania wynagrodzenia w projekcie (w miesiącach).

Kolejność wykonawców w projekcie można ustawić dowolnie. W tym celu należy wcisnąć przycisk Ustaw kolejność i postępować zgodnie ze wskazówkami.

SPECJALISTYCZNE STANOWISKO POMOCNICZE

W konkursie SONATA BIS 7 jest możliwość zaplanowania specjalistycznego stanowiska pomocniczego czyli pracownika współuczestniczącego w rozwiązywaniu problemów naukowych związanych z realizacją projektu, posiadającego specjalistyczną wiedzę i doświadczenie (np. typu lab manager, senior technician itp.). Osoba na specjalistycznym stanowisku może otrzymać z puli wynagrodzeń etatowych wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, o ile spełnia łącznie następujące warunki:

• a) w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia w żadnej formie ze środków NCN;
• b) w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę u jakiegokolwiek pracodawcy[6];
• c)  wysokość środków na zatrudnienie nie przekracza[7] 85 tys. zł rocznie. W konkursie SONATA BIS dopuszcza się utworzenie jednego specjalistycznego stanowiska pomocniczego, w ramach którego można przewidzieć zatrudnienie więcej niż jednej osoby pod warunkiem, że łączny okres zatrudnienia wszystkich osób na tym stanowisku nie przekroczy długością zaplanowanego czasu trwania projektu. Zatrudnienie jednej osoby na tym stanowisku nie może być krótsze niż 6 miesięcy.

Specjalistyczne stanowisko pomocnicze wprowadza się za pomocą przycisku Dodaj stanowisko pomocnicze następnie należy podać wymagane dane.

1. Planowany charakter udziału w realizacji projektu system automatycznie przypisze rolę, jaką pełni dana osoba w projekcie „stanowisko pomocnicze”. W polu nie ma możliwości podania imienia i nazwiska danej osoby.
2. Podmiot – w tym miejscu system OSF automatycznie wstawia jednostkę naukową wskazaną jako miejsce realizacji projektu w zakładce Wnioskodawca. W przypadku podmiotu złożonego należy wybrać odpowiednią jednostkę, w której dana osoba będzie realizować projekt.
3. Rola pełniona w projekcie – w języku angielskim, w tym polu należy podać, jaką rolę będzie pełnić dana osoba, np. typu lab manager, senior technician.
4. Typ zatrudnienia w projekcie: na potrzeby realizacji projektu należy wybrać: wynagrodzenie pełnoetatowe.
5. Rodzaj stanowiska – system automatycznie wpisze rodzaj: „stanowisko pomocnicze”.
6. Okres pobierania wynagrodzenia w projekcie (w miesiącach).

W planie badań należy przedstawić zadania badawcze, które będą realizowane w ramach projektu.

Zadania badawcze to syntetyczny opis planowanych badań. Zadania powinny być formułowane jasno, wyraźnie, jednoznacznie i konkretnie.

Zadaniami badawczymi nie są: czynności związane z logistyką projektu, takie jak np. przegląd literatury, zakup aparatury, materiałów, prace redakcyjne, wyjazdy na konferencje, przygotowanie publikacji.

Zadaniami badawczymi są: analiza i opracowanie wyników badań.

Plan badań otwiera się przyciskiem Edytuj. Kolejne zadania wpisuje się po naciśnięciu przycisku Dodaj zadanie; zadania można usunąć przyciskiem U (usuń).

Dla każdego zadania badawczego należy sprecyzować:

1. Nazwę zadania badawczego (w języku polskim i angielskim) przedstawiające opisy poszczególnych zadań badawczych – opisy muszą być tożsame (maks. 2000 znaków).
2. W przypadku podmiotu złożonego należy dodatkowo wskazać, który z podmiotów wchodzących w jego skład będzie realizował dane zadanie badawcze, wybierając z listy zawierającej wnioskodawcę/lidera oraz partnerów. W przypadku pozostałych podmiotów, zakładka Podmiot realizujący zostanie wypełniona automatycznie przez system.

WSZYSTKIE ZAKŁADKI NALEŻY WYPEŁNIĆ W JĘZYKU ANGIELSKIM

UWAGA: naukowcy, którzy chcą złożyć wniosek w konkursie SONATA BIS 7 muszą przygotować kosztorys projektu zgodnie z nowymi wytycznymi Rady NCN, określonymi w dokumencie będącym załącznikiem nr 4 do Regulaminu – Koszty w projektach finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki

Należy dostosować się do limitów finansowych określonych w warunkach konkursu dotyczących np. wysokości kosztów pośrednich, limitu środków na wynagrodzenia, dopuszczalnych kosztów aparatury naukowo-badawczej. Generator wniosków w OSF nie daje możliwości sprawdzenia poprawności wszystkich danych (nie blokuje niepoprawnych formuł), dlatego należy je uważnie zweryfikować.

Wszystkie koszty powinny być skalkulowane precyzyjnie i realistycznie, nie mogą być ani przeszacowane, ani niedoszacowane. Każda pozycja w kosztorysie musi być racjonalnie i przekonująco uzasadniona. Kosztorysy powinny mieć poziom ogólności, który umożliwi ekspertom ocenę zasadności poniesienia poszczególnych wydatków, a równocześnie – ze względu na nadmiernie precyzyjne specyfikacje – nie wykluczy możliwości dokonania planowanych zakupów po uzyskaniu finansowania.

Kwoty należy podawać w pełnych złotych. Podane kwoty powinny zawierać VAT (o ile jest on kwalifikowalny). Stawki wynagrodzeń należy podawać w kwotach brutto brutto, zwracając uwagę na ich zgodność z wyznaczonymi limitami w poszczególnych konkursach.

Na koszty projektu składają się koszty bezpośrednie i koszty pośrednie.

Koszty bezpośrednie są to koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu: koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, koszty aparatury naukowo-badawczej oraz inne koszty bezpośrednie, np. koszty podróży, konferencji, materiałów, odczynników, usług obcych.

Koszty pośrednie są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego.

Koszty pośrednie nie mogą przekraczać 40% wnioskowanych kosztów bezpośrednich z wyłączeniem kosztów aparatury. W trakcie realizacji projektu wysokość kosztów pośrednich nie może się zwiększyć, ale może się zmniejszyć.

Jednostka jest zobowiązana do uzgodnienia z kierownikiem projektu zagospodarowania co najmniej 25% wartości kosztów pośrednich. Forma porozumienia pomiędzy kierownikiem i jednostką powinna być ustalona na początku realizacji projektu. Nie ma potrzeby przedstawiać Narodowemu Centrum Nauki do wglądu powyższych ustaleń.

Jedną z części budżetu, której górny limit został określony, jest wysokość budżetu wynagrodzeń. Kolejnym ograniczeniem jest to, że w ramach konkursu możliwe jest wnioskowanie o zakup aparatury naukowo-badawczej, przy czym jednostkowy koszt zakupu aparatury nie może przekraczać wartości odpowiednio 500 tys. zł w dziale nauk ścisłych i technicznych (ST) i w dziale nauk o życiu (NZ) oraz 150 tys. zł w dziale nauk humanistycznych, społecznych i o sztuce (HS).

Kosztorys określa wysokość środków planowanych na realizację projektu w kolejnych latach kalendarzowych. W konkursie SONATA BIS 7 nie ma limitu środków, które można przeznaczyć na dany rok kalendarzowy.  

Zestawienie planowanego dofinansowania z Narodowego Centrum Nauki wypełnia się automatycznie po wypełnieniu zakładki Kosztorys-podmioty. W przypadku wniosków składanych przez podmioty złożone, koszty wynikają z kosztów podanych w kosztorysach poszczególnych podmiotów.

Koszty przedstawione w kosztorysie należy uzasadnić w części: Kalkulacja poszczególnych pozycji kosztorysu poprzez wypełnienie wszystkich zakładek. Wszystkie planowane wydatki powinny być uzasadnione merytorycznie, logicznie, klarownie i zwięźle; w taki sposób, żeby wpisywane treści były zrozumiałe nie tylko dla autora wniosku, ale zwłaszcza dla oceniających ekspertów. Nie wystarczy np. w zakładce Wynagrodzenia / zakres prac wykonywanych w projekcie (Scope of work within individual project tasks) opisać obowiązków kierownika jako „kierowanie projektem badawczym”.  

1. Wynagrodzenia. Wszystkie osoby otrzymujące wynagrodzenie w ramach projektu powinny być uwzględnione w kosztorysie. Wynagrodzenia (Investigator/Staff costs) powinny precyzować:

• liczbę wykonawców projektu (Number of Investigators) – przenoszoną automatycznie przez system z sekcji Informacje ogólne,
• liczbę osób, pobierającą wynagrodzenie z puli wynagrodzeń dodatkowych (The number of individuals to constitute the basis for the calculation of additional remuneration budget) – przenoszoną automatycznie przez system z sekcji Kierownik projektu/Wykonawcy,
• charakter udziału w projekcie / Typ i rodzaj stanowiska / Forma zatrudnienia w projekcie (Full name / Nature of contribution in the project / Type and charakter of position) – wypełnia się automatycznie na podstawie danych z sekcji Kierownik projektu/Wykonawcy,
• podmiot zatrudniający (Employing entity ) – wypełnia automatycznie system,
• zakres prac wykonywanych w projekcie (Scope of work within individual project tasks) – zwięzły, ale wyczerpujący opis funkcji, jaką dana osoba będzie pełnić w projekcie,
• czas pobierania wynagrodzenia w projekcie (Project-related remuneration period months)/w miesiącach/ – system wypełnia automatycznie,
• całkowite planowane wynagrodzenie w projekcie (Total salary cost on grant – PLN),
• dodatkowe uzasadnienie (Justification of the amount of remuneration) – zakładka pojawia się w sytuacji, gdy przy wyborze wynagrodzenia pełnoetatowego kierownik projektu przewidzi dla siebie wynagrodzenie wyższe niż 160 tys. zł rocznie oraz gdy dla osoby na stanowisku typu post-doc, zostanie przypisane wynagrodzenie wyższe niż 120 tys. zł/rocznie. Za pomocą przycisku Edytuj uzasadnienie kierownik projektu ma możliwość przedstawienia szczególnych okoliczności uzasadniających wyższe wynagrodzenie.  

Suma wnioskowanych wynagrodzeń w tabeli Wynagrodzenia musi być równa całkowitym kosztom wynagrodzeń ujętym w tabeli Zestawienie planowanego dofinansowania z NCN (wiersz Wynagrodzenia wraz z pochodnymi i stypendia naukowe). W przypadku błędu system wygeneruje komunikat o niezgodności. Przypominamy, że Rada NCN uchwaliła dokument: Koszty w projektach badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki  precyzujący maksymalny limit budżetu wynagrodzeń.

UWAGA: przy obliczaniu wysokości budżetu wynagrodzeń dodatkowych ze składu zespołu (kierownik projektu i wykonawcy) wyłącza się osoby, które w okresie realizacji projektu będą:

• zatrudnione w oparciu o pełnoetatowe stanowisko pracy w tym lub innym projekcie NCN,

• będą pobierać stypendia naukowe w ramach tego lub innego projektu NCN.

Wynagrodzenie etatowe dla kierownika projektu, osoby na stanowisku typu post-doc oraz osoby na specjalistycznym stanowisku pomocniczym (rocznie/na osobę):

• maksymalne wynagrodzenie 160 tys. zł – kierownik projektu,
• maksymalne wynagrodzenie 120 tys. zł – osoba na stanowisku typu post-doc,
• maksymalne wynagrodzenie 85 tys. Zł – osoba na specjalistycznym stanowisku pomocniczym.   

Jeśli zatrudnienie w danym roku będzie krótsze niż 12 miesięcy, kwotę należy proporcjonalnie obniżyć. Stawkę roczną należy podzielić przez 12 i pomnożyć przez liczbę planowanych miesięcy zatrudnienia.

Istnieje możliwość wskazania wyższej kwoty wynagrodzenia (dla kierownika projektu i osoby na stanowisku typu post-doc), a uzasadnienie szczególnych okoliczności powinno być przedstawione we wniosku. Należy pamiętać, że zasadność podwyższenia wynagrodzenia podlega ocenie przez Zespół Ekspertów.

W przypadku gdy kierownik projektu planuje swoje zatrudnienie pełnoetatowe, powinien przedstawić w zakładce „Zatrudnienie kierownika projektu” (PI’s full time employment) uzasadnienie spełnienia warunków dla takiego zatrudnienia.

Wynagrodzenie dodatkowe dla kierownika projektu oraz wykonawców (miesięcznie):

Maksymalna kwota na dodatkowe wynagrodzenia jest uzależniona od wielkości zespołu badawczego, z wyłączeniem osób, dla których wynagrodzenie dodatkowe nie może być planowane.

Kierownik może zrezygnować z pobierania wynagrodzenia dodatkowego na rzecz wykonawcy.

W przypadku gdy kierownik projektu nie planuje swojego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy z puli wynagrodzeń etatowych, wynagrodzenia dodatkowe mogą wynieść maksymalnie:

• 5 tys. zł dla jednej osoby,
• 6,5 tys. zł dla dwóch osób, z czego co najwyżej 5 tys. zł dla kierownika projektu,
• 7,5 tys. zł dla trzech osób , z czego co najwyżej 5 tys. zł dla kierownika projektu,
• 8,5 tys. zł dla czterech osób, z czego co najwyżej 5 tys. zł dla kierownika projektu.

W przypadku gdy kierownik projektu planuje swoje zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy z puli wynagrodzeń etatowych, wynagrodzenia dodatkowe mogą wynieść maksymalnie:

• 1,5 tys. zł dla jednej osoby,
• 2,5 tys. zł dla dwóch osób,
• 3,5 tys. zł dla trzech osób lub więcej osób.       

Podane w niniejszym punkcie kwoty nie determinują wysokości miesięcznych wynagrodzeń poszczególnych wykonawców, lecz służą obliczeniu maksymalnego budżetu wynagrodzeń dodatkowych w danym projekcie.

Należy pamiętać, że maksymalny budżet wynagrodzeń dodatkowych w projekcie powinien zostać oszacowany na podstawie kwot podanych powyżej. Wszystkie sumy należy przemnożyć przez okres realizacji projektu (w miesiącach). Uzyskana w ten sposób kwota stanowić będzie maksymalny budżet wynagrodzeń z puli wynagrodzeń dodatkowych.  

Przykład:

Określając budżet wynagrodzeń dodatkowych, należy przemnożyć miesięczna stawkę wynagrodzenia  przez okres realizacji projektu. W przypadku gdy kierownik projektu nie planuje swojego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy z puli wynagrodzeń etatowych, przy założeniu, że projekt będzie realizowany przez co najmniej trzech wykonawców w okresie 36 miesięcy, maksymalny budżet wynagrodzeń dodatkowych na cały okres realizacji projektu należy ustalić w następujący sposób: 8,5 tys. zł brutto/brutto * 36 mies.= 306 tys. zł brutto/brutto dla wszystkich wykonawców, w tym 5 tys. zł brutto/brutto *36 mies.= 180 tys. zł brutto/brutto dla kierownika projektu.

Stypendia naukowe (miesięcznie):

W konkursie SONATA BIS budżet stypendiów naukowych na każdy miesiąc realizacji projektu wynosi co najwyżej 9 tys. zł.

Przyznane stypendium może wynosić od 1000 zł do 4500 zł miesięcznie. Może być przyznane na okres nie krótszy niż 6 miesięcy i nie dłuższy niż czas trwania projektu. Ze środków jednego projektu może być finansowanych co najwyżej 10 stypendiów, niezależnie od okresu, na jaki są przyznane.

* Wszystkie kwoty są kwotami brutto brutto ze wszystkimi narzutami pracodawcy. Ze wskazanych kwot mogą zostać poniesione również pozapłacowe koszty pracodawcy, w tym składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz inne elementy wynagrodzenia (np. premie) finansowane przez podmiot zatrudniający. Ze środków tych pokrywane jest także dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. trzynastka, jeżeli podmiot zatrudniający zobowiązany jest do jej wypłacenia.

2. Aparatura (Planned Equipment) - przyciskiem Dodaj, tworzy się wykaz planowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej. Przypominamy, że w ramach konkursu możliwe jest wnioskowanie o zakup aparatury naukowo-badawczej – przy czym jednostkowy koszt zakupu aparatury nie może przekraczać wartości odpowiednio 500 tys. zł w dziale nauk ścisłych i technicznych (ST) i w dziale nauk o życiu (NZ) oraz 150 tys. zł w dziale nauk humanistycznych, społecznych i o sztuce (HS).

W zakładce Aparatura należy umieścić koszty, które można zaksięgować w ramach trzech wymienionych poniżej kategorii.

• Aparatura naukowo-badawcza, (wg definicji GUS) rozumiana jest jako zestaw/zestawy urządzeń badawczych, pomiarowych lub laboratoryjnych o małym stopniu uniwersalności i wysokich parametrach technicznych (zazwyczaj wyższych o kilka rzędów dokładności pomiaru w stosunku do typowej aparatury stosowanej dla celów produkcyjnych lub eksploatacyjnych), która zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości obowiązującymi w podmiocie realizującym projekt zaliczana jest do środków trwałych. Zakup aparatury naukowo-badawczej nie może być głównym celem projektu.
• Inne urządzenia, w tej pozycji należy ująć inne urządzenia niespełniające definicji aparatury naukowo-badawczej, które zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości obowiązującymi w podmiocie realizującym projekt zaliczane są do środków trwałych.
• Oprogramowanie, w tej pozycji wykazywane jest zakupione na potrzeby projektu oprogramowanie, które zgodnie z zasadami (polityką rachunkowości) obowiązującymi w podmiocie realizującym projekt zaliczane jest do wartości niematerialnych i prawnych.

Wartość aparatury naukowo-badawczej ustala się zgodnie z ustawą o rachunkowości i obejmuje ona m.in.: koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, instalacji/montażu, cła i podatku akcyzowego oraz wartość oprogramowania, jeżeli jest traktowane jako część składowa aparatury.

We wniosku w systemie OSF powyższa zakładka nie została podzielona na trzy części. Powyższe zestawienie ma na celu pomóc Państwu w przyporządkowaniu kosztu do zakładki Aparatura.

Należy wprowadzić:

• nazwę aparatury naukowo-badawczej (Equipment name) – w języku polskim oraz w języku angielskim,
• merytoryczne uzasadnienie (Justification of purchase) – w języku angielskim, przeznaczenie aparatury, uzasadnienie konieczności zakupu,
• podmiot realizujący zakup (Purchasing entity) – dla podmiotu złożonego należy wskazać nazwę podmiotu realizującego zakup i dokonującego jego odpisów amortyzacyjnych w okresie realizacji projektu, dla pozostałych podmiotów sekcja zostanie automatycznie wypełniona przez system,
• planowany rok zakupu (Year of purchase),
• koszt jednostkowy w zł (Unit Cost – PLN),
• liczbę sztuk (Amount,
• koszt całkowity (Cost – PLN) – wyliczany jest automatycznie poprzez przemnożenie kosztu jednostkowego i liczby zaplanowanych do zakupu sztuk,
• wnioskowane dofinansowanie z NCN (Contribution of the NCN – PLN).

3. Inne koszty (Other direct costs): w każdej z poniższych sekcji należy wskazać odpowiedni rodzaj kosztów, ich wysokość oraz powiązanie z planem zadań projektu (uzasadnienie ich wydatkowania). Takimi kosztami są m.in.:

• Materiały (Materials and small equipment): koszty zakupu środków nietrwałych (np. odczynników) przeznaczonych do bezpośredniego zużycia przy realizacji projektu oraz drobnego sprzętu laboratoryjnego i biurowego niezaliczanego do środków trwałych, w tym m.in.: surowce, półprodukty, odczynniki, materiały biurowe, artykuły piśmiennicze, drobny sprzęt laboratoryjny, sprzęt informatyczny/biurowy (np. komputer, drukarka, skaner, monitor, kserokopiarka), inne urządzenia, o ile zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości podmiotu realizującego nie są zaliczane do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.
• Usługi obce (Outsourcing services): w tej kategorii ujmowane są koszty dotyczące usług nabywanych od podmiotów zewnętrznych (instytucjonalnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą), w tym m.in.:
  • koszty zakupu usług badawczych (analizy laboratoryjne, opracowania statystyczne, badania ankietowe itp.),
  • koszty zakupu innych usług specjalistycznych niezbędnych dla prawidłowej realizacji projektu (korekty językowe, usługi edytorskie, graficzne, doradcze, monitoringowe itp.),
  • koszty usług pocztowych, kurierskich lub transportowych bezpośrednio związanych z realizacją konkretnego zadania badawczego,
  • w szczególnych sytuacjach – podczas prowadzenia badań z udziałem osób badanych, za kwalifikowalne uznaje się koszty wynajmu sali, cateringu itp. niezbędne do realizacji zadań badawczych. 

  Osoby pobierające wynagrodzenia oraz stypendia naukowe w ramach projektu nie mogą świadczyć usług obcych w ramach tego projektu.

• Wyjazdy służbowe (Conferences and business trips): koszty wyjazdów służbowych członków zespołu badawczego, w tym m.in.:
  • koszty udziału w seminariach/konferencjach związanych z tematyką projektu,
  • koszty wyjazdów (w tym delegacji) niezbędnych dla realizacji projektu np. kwerendy, badania terenowe itp. Koszty wyjazdów służbowych obejmują:
    1. diety i zwrot kosztów podróży na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 77 ze zn. 5§ 2 Kodeksu pracy,
    2. ubezpieczenie osobowe,
    3. opłaty konferencyjne,
    4. inne uzasadnione i niezbędne do realizacji projektu koszty takie jak: wizy, koszty wymaganych szczepień itp.

• Wizyty i konsultacje (Visits and consultations): koszty przyjazdów/wizyt współpracowników zewnętrznych i/lub konsultantów oraz koszty spotkań. W tej kategorii kwalifikowalne są wyłącznie koszty osobowe w postaci: diet, zwrotu kosztów podróży i noclegów.
• Inne koszty (Other costs): inne koszty, niemieszczące się w pozostałych kategoriach, w tym koszty upowszechniania wyników.

• koszty zakupu danych/baz danych lub dostępu do nich,
• specjalistyczne publikacje/pomoce naukowe i fachowe,
• koszty publikacji wyników badań (o ile spełniają warunki określone w umowie).

• Wykonawcy zbiorowi (Collective investigators): ujęte zbiorczo koszty gratyfikacji dla osób o jednorodzajowym zakresie obowiązków (np. ankieterzy lub uczestnicy badań). Minimalna liczba takich wykonawców to 5 osób. Należy przedstawić szczegółowy kosztorys, w tym cel poniesienia wydatków i łączny koszt, oraz liczbę osób otrzymujących świadczenia, wartość świadczeń jednostkowych i formę świadczeń (pieniężna, rzeczowa). Proszę pamiętać, że sekcja ta nie obejmuje techników i laborantów.  

4. Opis koniecznych kompetencji wykonawców projektu (Investigators’ qualifications): w tej części wniosku kierownik projektu będzie miał możliwość przedstawienia kwalifikacji wymaganych od badaczy zaangażowanych do realizacji projektu, co pozwoli dodatkowo ocenić poziom naukowy planowanych badań i możliwość ich realizacji przez kierownika projektu oraz wykonawców.

5. Zatrudnienie kierownika projektu (PI’s full time employment): zakładka uaktywnia się wyłącznie w przypadku wskazania dla kierownika projektu opcji: wynagrodzenie pełnoetatowe. Kierownik projektu powinien w tej zakładce uzasadnić spełnienie kryteriów wynagrodzenia pełnoetatowego oraz przedstawić swój aktualny stan zatrudnienia.

6. Zatrudnienie na specjalistycznym stanowisku ( Technical assistant full time emplyment): w tej zakładce należy uzasadnić potrzebę utworzenia specjalistycznego stanowiska pomocniczego oraz przedstawić uzasadnienie spełnienia warunków dla pełnoetatowego zatrudnienia na specjalistycznym stanowisku pomocniczym.

UWAGA: koszty związane z obsługą administracyjną projektu nie powinny być umieszczone w zakładce Inne koszty, pokrywa się je z kosztów pośrednich.

Wszystkie informacje należy przedstawić wyłącznie w języku angielskim. Zwracamy szczególną uwagę na przestrzeganie regulacji dotyczących kwalifikowalności kosztów zawartych w dokumencie Koszty w projektach badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki.

W przypadku wniosków składanych przez podmioty złożone, wymagane dane należy podać z podziałem dla tych poszczególnych podmiotów. Podział danych ze względu na podmioty należy dokonać samodzielnie w polu tekstowym.

W przypadku podmiotów innych niż złożone zakładka zawiera tabelaryczne Zestawienie planowanego dofinansowania z Narodowego Centrum Nauki. W przypadku podmiotów złożonych zakładka składa się z podsekcji odpowiadających każdemu z podmiotów wchodzących w skład podmiotu złożonego. Podmioty złożone wypełniają rubryki odpowiadające każdemu z podmiotów wchodzących w skład podmiotu złożonego.

Należy podać, z rozbiciem na kolejne lata kalendarzowe: koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi i stypendia naukowe, środki przeznaczone na obniżenie pensum dydaktycznego (obliczane przez system automatycznie), koszty aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania, inne koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie. Koszty realizacji projektu ogółem stanowią sumę powyższych kosztów dla poszczególnych lat kalendarzowych.

Koszty ujęte w kolumnie „Razem” w wierszu „Koszty realizacji projektu ogółem” muszą być zgodne z kwotą w kolumnie „Dofinansowanie z NCN” w wierszu „Razem” w sekcji „Harmonogram”. Koszty wynagrodzeń muszą być zgodne z sumą indywidualnych wynagrodzeń, podanych w sekcji Kosztorys lub Kosztorys zbiorczy (zakładka: Zestawienie planowanego dofinansowania z NCN / Wynagrodzenia). System tworzy komunikat o ewentualnej niezgodności.

Przed wypełnieniem tej sekcji należy wypełnić sekcję Wnioskodawca.

Sekcja Oświadczenia zawiera tylko te oświadczenia, w których należy podać i/lub zweryfikować specyficzne dane. Należy zapoznać się z treścią wszystkich oświadczeń składanych przez kierownika oraz osobę/osoby reprezentującą/-e jednostkę składającą projekt. Uzupełnienie poszczególnych oświadczeń jest możliwe za pomocą przycisku Edytuj.Kierownik projektu/osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu będącego wnioskodawcą deklaruje, czy ubiega się o finansowanie zadań badawczych objętych wnioskiem również z innych źródeł. Jeśli tak, musi podać to źródło i szczegółowo opisać dane złożonego tam projektu. W przypadku zaakceptowania wniosku do finansowania przez NCN i innego grantodawcę, wnioskodawca musi wybrać jedno źródło finansowania. Jeśli podczas rozpatrywania wniosku w NCN wniosek uzyska finansowanie z innego źródła, wnioskodawca zobowiązany jest wycofać wniosek z postępowania konkursowego w NCN.

Kierownik projektu/osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu będącego wnioskodawcą deklaruje, czy proponowane badania wymagają specjalnej zgody odpowiedniej komisji np. komisji bioetycznej. Jeśli badania będą nasuwać wątpliwości etyczne, kierownik może je wyjaśnić w oknie: Opis działań podjętych w celu zapewnienia wykonywania badań zgodnie z zasadami dobrej praktyki w danej dziedzinie / dyscyplinie naukowej (nie więcej niż 2,5 tys. znaków ze spacjami). Należy wówczas przedstawić numery uzyskanych zgód lub wyjaśnić, dlaczego zgoda nie jest konieczna. W przypadku gdy wnioskodawca na etapie składania wniosku nie posiada jeszcze wymaganych zgód – a będą one konieczne, może opisać proces zaawansowania w ubieganiu się o nie. 

W przypadku badań klinicznych podlegających ustawie z dnia 6 września 2001 r. z późn. zm. o prawie farmaceutycznym lub ustawie z dnia 20 maja 2010 r. z późn. zm. o wyrobach medycznych wygeneruje się dodatkowa sekcja Szczegółowe uzasadnienie niekomercyjnego charakteru badania klinicznego planowanego z zastosowaniem produktu leczniczego lub wyrobu medycznego (nie więcej niż 2,5 tys. znaków ze spacjami).

Wnioskodawca nie musi dołączać do wniosku kopii właściwych zgód, natomiast będąc świadomy odpowiedzialności karnej oświadcza, że zadania nimi objęte będą wykonywane dopiero po ich uzyskaniu.

UWAGA: kierownik projektu oświadcza, czy jest autorem/współautorem szczegółowego i skróconego opisu projektu badawczego. W przypadku współautorstwa należy wymienić wszystkich pozostałych współautorów.

Prosimy o zwrócenie uwagi na zagadnienia ujęte w sekcji „Oświadczenia”:

• Kierownik projektu/osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu będącego wnioskodawcą potwierdza zapoznanie się z dokumentem: „Kodeks Narodowego Centrum Nauki dotyczący rzetelności badań naukowych i starania o fundusze na badania”.
• Kierownik projektu/osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu będącego wnioskodawcą oświadcza, że wyraża zgodę na dokonanie weryfikacji wniosku przy pomocy oprogramowania antyplagiatowego oraz umieszczenie treści wniosku w bazie danych tego oprogramowania.
• Ponadto wnioskodawca/osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu będącego miejscem realizacji projektu i kierownik projektu oświadczają, że zapoznali się z zasadami doręczania decyzji Dyrektora Narodowego Centrum Nauki.  

Jednocześnie należy pamiętać, że:

• wnioskodawca/podmiot realizujący ma obowiązek wskazania we wniosku adresu Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ePUAP), na który doręczane będą pisma dotyczące wniosku o finansowanie, w tym decyzje dyrektora NCN odnośnie przyznania finansowania. Niepodanie adresu ESP (ePUAP) we wniosku uniemożliwi jego wysłanie w systemie OSF.
• kierownik projektu/osoba fizyczna może wskazać adres skrytki ePUAP opcjonalnie. W przypadku braku adresu skrytki ePUAP doręczenie decyzji będzie realizowane poprzez wysłanie informacji na adres e-mail kierownika projektu wskazany we wniosku.

Skrócony opis projektu badawczego należy sporządzić w osobnym pliku wyłącznie w języku polskim. Plik należy załączyć do wniosku za pomocą przycisku Załącz plik – nie więcej niż 5 stron zdefiniowanego maszynopisu wraz z literaturą (formatowanie: rozmiar strony A4 , typ czcionki Times New Roman, wielkość czcionki 11-12 pkt, interlinia pojedyncza, marginesy: boczne 2 cm, dolne, górne 1,5 cm). Jedynym akceptowanym formatem jest plik PDF.

Przypominamy, że w pierwszym etapie merytorycznej oceny wniosku oceniany jest jedynie formularz i skrócony opis projektu. Na tym etapie szczegółowy opis projektu badawczego nie będzie dostępny dla ekspertów. W związku z tym, opis skrócony nie może być identyczny ze streszczeniem projektu. Powinien zawierać wszystkie istotne informacje o projekcie, przedstawione w sposób merytoryczny, logiczny i jasny. Skrócony opis musi być przygotowany w taki sposób, żeby był zrozumiały nie tylko dla bardzo wąskiego grona ekspertów w konkretnej, ściśle zdefiniowanej dziedzinie, której dotyczy dany projekt, ale tak, żeby mógł być oceniony przez szersze grono ekspertów zajmujących się pokrewnymi dziedzinami. W opisie należy unikać ogólników oraz wyrażeń typu: „wydaje się, że…", „warto przeanalizować", „projekt może…" itp.; język opisu powinien być staranny.

UWAGA: treść podana w plikach PDF musi zawierać następujące informacje:

• cel naukowy – opis problemu, którego rozwiązania podejmuje się wnioskodawca, hipotezy badawcze,
• znaczenie projektu – dotychczasowy stan wiedzy, uzasadnienie podjęcia problemu badawczego, uzasadnienie nowatorskiego charakteru badań, znaczenie wyników projektu dla rozwoju danej dziedziny i dyscypliny naukowej,
• koncepcja i plan badań – ogólny plan badań, szczegółowe cele badawcze, wyniki badań wstępnych, analiza ryzyk,
• metodyka – sposób realizacji badań, metody, techniki i narzędzia badawcze, metody analizy i opracowania wyników, urządzenia i aparatura wykorzystywane w badaniach,
• powołanie zespołu – uzasadnienie powołania nowego zespołu naukowego,
• literatura - spis literatury przestawiający pozycje uwzględnione przez autora w opisie projektu badawczego, zawierający pełne dane bibliograficzne.

Po naciśnięciu przycisku Sprawdź kompletność system powinien zasygnalizować przekroczenie 5 stron.

Szczegółowy opis projektu badawczego należy sporządzić w osobnym pliku wyłącznie w języku angielskim. Plik należy załączyć do wniosku za pomocą przycisku Załącz plik – nie więcej niż 15 stron zdefiniowanego maszynopisu wraz z literaturą (formatowanie: rozmiar strony A4, typ czcionki Times New Roman, wielkość czcionki 11-12 pkt., interlinia pojedyncza, marginesy: boczne 2 cm, dolne, górne 1,5 cm). Jedynym akceptowanym formatem jest plik PDF.

Przypominamy, że w drugim etapie merytorycznej oceny wniosku oceniany jest formularz i szczegółowy opis projektu. Szczegółowy opis projektu badawczego należy przygotować dla wszystkich paneli (HS, ST i NZ) w języku angielskim.

UWAGA: treść podana w plikach PDF musi zawierać następujące sekcje, tzn. tekst musi być podzielony na:

• Research Project Objectives: scientific problem aimed to be solved by the proposed project, project research hypotheses,
• Significance of the project: state of the art, justification for tackling specific scientific problems by the proposed project, pioneering nature of the project, the impact of the project results on the development of the research field and scientific discipline, economic and societal impact,
• Work plan: outline of the work plan, critical paths, state of prelinimary and initial research indicating feasibility of research objectives,
• Research Methodology: underlying scientific methodology, data reduction and treatment schemes, type and degree of access to the equipment to be used in the proposed research,
• Appointing a new scientific team,
• Literature references.

Po naciśnięciu przycisku Sprawdź kompletność system powinien zasygnalizować przekroczenie 15 stron.

W tej zakładce system podaje listę załączników, które należy załączyć do wersji elektronicznej wniosku w systemie OSF. Przed zablokowaniem wniosku dodawanie załączników jest opcjonalne. Po zablokowaniu wniosku do NCN możliwa jest zmiana dodanych wcześniej załączników, dodanie brakujących lub dodanie załączników, w tym potwierdzeń złożenia wniosku w konkursie. W celu wysłania wniosku do NCN konieczne jest dołączenie kompletnego zestawu potwierdzeń i załączników.  

Lista załączników zależy od typu wniosku, w przypadku konkursu SONATA BIS 7 są to:

Załącznik nr 1[1]: Podmiot nieotrzymujący dotacji na działalność statutową z budżetu nauki przekazuje w formie pisemnej informacje dotyczące (wyłącznie w wersji elektronicznej wniosku):

• badań naukowych zrealizowanych w tej jednostce w ostatnich 2 latach przed złożeniem wniosku wraz z wykazem publikacji pracowników tej jednostki oraz wykazem patentów, wdrożeń lub innych zastosowań wyników badań,
• aparatury naukowo-badawczej i innego wyposażenia umożliwiającego prowadzenie badań naukowych.

UWAGA: osoba fizyczna podaje w tym punkcie dane instytucji, w której zamierza realizować projekt.

Załącznik nr 2[2]: Umowa o utworzeniu podmiotu złożonego.

Załącznik nr 3[3]: Oświadczenie o występowaniu/niewystępowaniu pomocy publicznej wraz z kwestionariuszem.

Załącznik nr 4[4]: Listy od redakcji potwierdzające przyjęcie prac do druku.

UWAGA: każdy członek podmiotu złożonego przekazuje oświadczenie o występowaniu/niewystępowaniu pomocy publicznej.

Potwierdzenia złożenia wniosku w konkursie SONATA BIS 7, możliwe jest do wygenerowania i dołączenia po Zablokowaniu wersji wniosku do NCN. Do wniosku w systemie OSF należy dołączyć dwa potwierdzenia.

Wnioski muszą być kompletne, kompletność sprawdza się w systemie przyciskiem Sprawdź kompletność, a następnie Pokaż szczegóły. System nie pozwala na wysłanie wniosku, w którym nie zostały wypełnione wymagane pola lub brakuje obowiązkowych załączników. Sprawdzanie kompletności wniosku przez system nie zwalnia Wnioskodawcy   z odpowiedzialności za treść zakładek.   

Po wypełnieniu poszczególnych zakładek wniosku i sprawdzeniu jego kompletności wniosek należy zablokować poprzez kliknięcie przycisku Zablokuj wersję wniosku do NCN.

Wówczas w pasku po lewej stronie pojawi się zakładka: Elektroniczna wysyłka wniosku.

Po kliknięciu zakładki Elektroniczna wysyłka wniosku pojawia się komunikat informujący, że wniosek został przygotowany w wersji ostatecznej (jego edycja nie jest możliwa) i jest gotowy do wysłania drogą elektroniczną do Narodowego Centrum Nauki. Nie został jeszcze oznaczony jako „gotowy" i nie jest dostępny dla pracowników NCN, wówczas redaktor wniosku może jeszcze odblokować wniosek, klikając przycisk „Powrót do edycji” i nanieść w nim ewentualne korekty.

W tej sekcji należy wygenerować potwierdzenia złożenia wniosku oraz dodać lub zmienić wymagane załączniki (opcje: zmień plik lub usuń plik oraz sprawdzić, klikając przycisk „Pokaż plik”). Jeśli wymagane załączniki nie zostały dodane wcześniej, należy dodać je w tej sekcji.

Spersonalizowane „Potwierdzenia” można pobrać z systemu, a następnie załączyć ich podpisane skany lub dokument podpisany elektronicznie.  

UWAGA: potwierdzenie musi dotyczyć ostatecznej wersji wniosku. Oryginał potwierdzenia  należy  przechowywać  do  dnia  zakończenia  procesu  oceny  wniosku, a  w  przypadku zakwalifikowania projektu badawczego do finansowania do dnia podpisania umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego.
UWAGA: nie należy wysyłać żadnej wersji papierowej do Narodowego Centrum Nauki. Wniosek uznaje się za skutecznie wysłany wyłącznie drogą elektroniczną.

Wymagane załączniki można dołączyć na dwa sposoby: można dołączyć skan podpisanego ręcznie dokumentu lub dołączyć plik podpisany elektronicznie.

W każdej z opcji należy kliknąć przycisk „Załącz plik” i dodać odpowiedni dokument. Obecnie w miejscu „Plik podpisany elektronicznie” istnieje możliwość dodawania plików wyłącznie z rozszerzeniem w formacie PAdES.

Wnioskodawcy, którzy będą chcieli do wniosku dołączyć pliki podpisane podpisem kwalifikowanym lub popisane profilem zaufanym, mogą przesłać je do Centrum za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Wówczas do wniosku, w systemie OSF, należy dołączyć wymagane dokumenty w formacie PDF (w tym potwierdzenie złożenia wniosku) bez wymaganych podpisów. Te same dokumenty podpisane podpisem kwalifikowanym należy wysłać do Centrum na adres ESP: /ncn/SkrytkaESP najpóźniej do dnia zakończenia naboru wniosków w konkursie (w nazwie wiadomości prosimy wpisać numer ID wniosku oraz nazwę konkursu, w którym składany jest wniosek).

UWAGA: w przypadku gdy potwierdzenie złożenia wniosku podpisuje inna osoba niż osoba upoważniona do reprezentacji podmiotu, należy przesłać do Centrum pełnomocnictwo. Upoważnienie do podpisania dokumentów może zostać zeskanowane i załączone do systemu wraz z potwierdzeniem założenia wniosku lub przesłane na elektroniczną skrzynkę podawczą Narodowego Centrum Nauki.

Wysyłka wniosku do NCN

Po wypełnieniu wniosku i uzupełnieniu go o wymagane przepisami załączniki, wniosek – tylko w wersji elektronicznej – należy wysłać do Narodowego Centrum Nauki, używając przycisku "Wyślij do NCN". Kompletne wykonanie procedury zostanie potwierdzone zmianą statusu wniosku na „wysłany” w nagłówku wniosku.

UWAGA: po wykonaniu tej operacji nie będą możliwe żadne zmiany treści wniosku.