Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie UWERTURA 3 – przygotowanie wniosku w systemie OSF

 Z wnioskami o finansowanie staży, mogą występować niżej wymienione podmioty:

• uczelnie,
• federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki,
• instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk,
• instytuty badawcze,
• międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych przepisów działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W sekcji Status wnioskodawcy, należy wybrać z listy właściwy status. Po wyborze system tworzy odpowiedni formularz wniosku.

UWAGA: w trakcie tworzenia wniosku można zmienić status wnioskodawcy, ale to wiąże się z koniecznością aktualizacji innych danych w formularzu.

Jako Wnioskodawcę można wskazać podmiot figurujący w bazie OPI (przycisk Wybierz z bazy OPI) lub wprowadzić nowy podmiot (przycisk Dodaj spoza bazy).  

Przed pobraniem jakichkolwiek informacji z bazy OPI należy sprawdzić, czy dane zamieszczone w systemie są aktualne. Dane wnioskodawcy muszą być kompletne i zgodne ze stanem faktycznym. W przypadku błędnych lub nieaktualnych danych należy skontaktować się z Ośrodkiem Przetwarzania Informacji Państwowym Instytutem Badawczym (OPI PIB) pod numerami telefonów: (22) 351-71-01, (22) 351-71-04, (22) 351-70-89.

Po określeniu statusu wnioskodawcy sekcja ta podzieli się na dwie części:

• Wnioskodawca (poziom 1)
• Wnioskodawca (poziom 2)

Wnioskodawca (poziom 1)

1. Nazwa podmiotu (w języku polskim i angielskim) i adres siedziby.
2. Siedmiocyfrowy identyfikator gminy  – należy wpisać numer gminy, na obszarze której podmiot ma siedzibę. Można go odnaleźć, używając przycisku Wykaz identyfikatorów (wykaz jest zgodny z Wykazem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego kraju Głównego Urzędu Statystycznego). Należy wybrać „Przeglądanie” i odszukać właściwą gminę, a przypisany jej siedmiocyfrowy numer wpisać do formularza. Na podstawie tego numeru system wpisze odpowiednią nazwę gminy.
3.  Adres korespondencyjny – telefon, adres e-mail, adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej ESP (ePUAP), adres strony internetowej. Należy pamiętać, że na adres ESP (ePUAP) wysyłana będzie korespondencja związana z wnioskiem, w tym decyzja dotycząca finansowania. Podanie adresu ESP (ePUAP) jednostki naukowej jest obligatoryjne. Jeżeli te dane zmienią się w trakcie oceny wniosku, należy niezwłocznie powiadomić o tym NCN.
4. Pytanie: Czy podmiot stanowi jednostkę zaliczaną do sektora finansów publicznych? wymaga odpowiedzi „tak” lub „nie”. Wskazana odpowiedź zostanie przeniesiona do treści oświadczenia osoby upoważnionej/osób upoważnionych do reprezentowania  podmiotu.
5. Pytanie: Czy podmiot pozostaje pod zarządem komisarycznym lub znajduje się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego? Za pomocą przycisku Edytuj należy wybrać odpowiedź „tak” lub „nie”.
6. We wniosku należy podać właściwy numer NIP, REGON i KRS. Jeżeli wnioskodawca nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorstw KRS, należy z prawej strony zaznaczyć nie dotyczy;
7. Pytanie: Czy wnioskowane finansowanie będzie stanowić pomoc publiczną? Za pomocą przycisku Edytuj należy zaznaczyć zapoznanie się z zasadami występowania pomocy publicznej.

UWAGA: We wnioskach składanych w konkursie Uwertura 3 nie można występować o pomoc publiczną.

8. Dane Kierownika podmiotu należy wpisać dane osoby, która jest upoważniona do reprezentacji podmiotu. W przypadku gdy wymagane dokumenty będą podpisane przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania podmiotu, należy pamiętać o dołączeniu upoważnienia/pełnomocnictwa.

Wnioskodawca (poziom 2)

W sekcji „Wnioskodawca (poziom 2)” należy podać dane drugiego poziomu wnioskodawcy.

W konkursie Uwertura 3 wnioskodawcą nie mogą być konsorcja naukowe, więc w zakładce partnerzy pojawią się automatycznie tylko dane wnioskodawcy.  

1. Nazwa stażu powinna być powiązana z tematyką projektu badawczego planowanego do złożenia w konkursie ERC jest wpisywana w języku polskim i angielskim. Wersje językowe muszą być tożsame.
2. Obszar badawczy, a w dalszej kolejności panel dyscyplin: jeżeli wiodący obszar badawczy został wybrany podczas zakładania wniosku w tej zakładce, można go zmienić, używając przycisku Wybierz.
3. Pomocnicze określenia identyfikujące (maks. 3): wybiera się z listy po naciśnięciu przycisku Dodaj. Najpierw wybieramy grupę nauk, tj. NZ, HS lub ST, a następnie określenie z niższego poziomu. Określenia mogą być wybrane spoza panelu i działu, do którego składany jest wniosek. Można wybrać od 1 do 3 pomocniczych określeń identyfikujących, ale co najmniej jedno określenie musi być wybrane w ramach panelu głównego, do którego składany jest wniosek.
4. Planowany okres realizacji stażu: podaje się w miesiącach z listy rozwijalnej (zgodnie z regulaminem konkursu staż może trwać 3, 4, 5, 6 miesięcy).
5. Słowa kluczowe: należy podać zarówno w języku polskim i angielskim, nie mogą być one identyczne ze słowami podanymi w opisie paneli, mają dobrze odzwierciedlać tematykę. Wpisywane słowa należy oddzielać przecinkami lub średnikami. Słowa kluczowe w obu wersjach językowych muszą być tożsame.
6. Planowane nakłady w zł: zostaną uzupełnione automatycznie przez system na podstawie danych z sekcji Kosztorys.

Do konkursu kwalifikowane są wnioski, w których wnioskodawca wskaże laureata konkursu ERC oraz ośrodek, w którym realizowany jest grant ERC, jako miejsce realizacji stażu.

W oknie otwieranym pierwszym przyciskiem Edytuj należy wpisać:

• tytuł/stopień naukowy, imię i nazwisko laureata konkursu ERC
• tytuł grantu realizowanego przez laureata konkursu ERC
• typ konkursu w którym laureat ERC otrzymał grant, wybór z listy: ERC Advanced Grants, ERC Starting Grants (consolidators) i ERC Starting Grants (starters)
• nazwa zagranicznego ośrodka naukowego
• adres
• kraj, wybór z rozwijalnej listy

Dane kandydata na staż wprowadza się przyciskami Wybierz z bazy OPI lub Spoza bazy.

• osoby w bazie OPI wyszukuje się wg numeru PESEL, który jest identyfikatorem każdej z osób w bazie Nauki Polskiej. W przypadku błędnych lub nieaktualnych danych, należy skontaktować się z Ośrodkiem Przetwarzania Informacji Państwowym Instytutem Badawczym (OPI PIB), pod poniższymi numerami telefonów: (22) 351-71-01, (22) 351-71-04, (22) 351-70-89,
• osoby spoza bazy: w formularzu należy wpisać wszystkie wymagane przez system dane (imiona, nazwisko, tytuł/stopień naukowy, telefon, email, adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej ESP (ePUAP), nr PESEL).

UWAGA: Dane kandydata na staż należy wypełniać w kolejności chronologicznej ze szczególnym uwzględnieniem poprawności danych wczytywanych z bazy OPI. W przypadku gdy redaktor wniosku stwierdzi, że dane wczytane z bazy OPI są nieaktualne lub błędne, należy zgłosić taką informację do bazy Nauka Polska. Ważne są tu w szczególności informacje dotyczące: stopnia i tytułu naukowego, imion, nazwisk, numeru PESEL jak również miejsc pracy, ponieważ nie mogą być one edytowane w systemie ZSUN/OSF. Zmiana danych może wiązać się z koniecznością zaczytania ich ponownie i usunięciem zawartości wszystkich sekcji z ankiety dorobku naukowego tj.: Academic and Research Career, Publication Record itd.

Ankieta dorobku naukowego kandydata na staż (sekcja wypełniana w języku angielskim).

1. Planowany charakter udziału w realizacji projektu: wypełniany jest automatycznie przez system jako– Kandydat na staż.
2. Podmiot: w tym miejscu system ZSUN/OSF automatycznie wstawia dane podmiotu wskazanej w sekcji Wnioskodawca.
3. Dane osobowe: wypełnia się po naciśnięciu przycisku Edytuj. Numer PESEL nie jest wymagany po zaznaczeniu statusu „obcokrajowiec”. Numer telefonu i adres e-mail powinny być aktualne. Stażysta może wskazać adres skrytki ePUAP opcjonalnie. W przypadku braku adresu skrytki ePUAP doręczenie decyzji będzie realizowane poprzez wysłanie informacji na adres e-mail stażysty wskazany we wniosku.
4. W oknie edycji danych osobowych stażysty należy zaznaczyć odpowiedź na dodatkowe pytania:

• Czy kandydat na staż posiada stopień naukowy doktora?

- Odpowiedź: TAK lub NIE

• Czy Pani/Pan zamierza wprowadzić informację o przerwach w karierze naukowej?

- Odpowiedź: TAK lub NIE

W przypadku odpowiedzi TAK pojawia się dodatkowe pytanie:

• Czy przed rokiem wystąpienia z wnioskiem korzystał(a) Pani/Pan z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego i wychowawczego, udzielanych na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Pracy, lub pobierał zasiłek macierzyński lub świadczenie rodzicielskie, albo pobierał zasiłek chorobowy świadczenie rehabilitacyjne w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji leczniczej?

• okresie 5 lat? W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „tak” należy podać liczbę miesięcy. Dodatkowe pytanie o okres 5 lat potrzebne jest do doliczenia okresu przebywania na urlopie do czasu, z którego kandydat na staż może wykazywać publikacje naukowe.
• w okresie 7 lat? Na podstawie udzielonych odpowiedzi w części dotyczącej 7 lat, system określi czy kandydat na staż jest młodym naukowcem.

UWAGA: należy wprowadzić przerwy zarówno w okresie 5 jak i 7 lat. 

5. Dane adresowe: należy podać adres zamieszkania i adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania. Korespondencja pomiędzy NCN a Kandydatem na staż odbywać się będzie za pośrednictwem adresu skrytki ePUAP lub adresu email. Podanie adresu ESP jest dobrowolne.

UWAGA: w sytuacji, gdy numer PESEL kandydata na staż figuruje w bazie OPI, system automatycznie pobierze dane z bazy Nauka Polska.

6. Miejsca pracy w jednostkach naukowych i innych instytucjach związanych z nauką oraz zajmowane stanowiska:  miejsce pracy zaczyta się automatycznie, gdy kandydat na staż wczyta swoje dane z bazy OPI. W przypadku gdy dane powyższej osoby zostały wpisane „Spoza bazy OPI”, wówczas miejsce pracy można wprowadzić przyciskiem „Dodaj z bazy OPI” lub „Dodaj spoza bazy”.

W przypadku gdy kandydat na staż nie posiada miejsca pracy, należy zaznaczyć  opcję „Bez miejsca pracy”.

7. Informacje o całkowitej liczbie cytowań oraz indeksie H:

- dla paneli ST i NZ, należy podać łączną liczbę cytowań wszystkich dotychczasowych publikacji bez autocytowań oraz indeks H (Hirscha). Jeżeli prace danej osoby nie są cytowane, należy wpisać „0” jako liczbę cytowań oraz „0” jako wartość indeksu H. Dane należy wprowadzić z bazy Web of Science™ Core Collection.

- dla paneli HS, jeśli jest to możliwe, należy podać łączną liczbę cytowań wszystkich dotychczasowych publikacji bez autocytowań oraz indeks H. Dla paneli HS możliwe jest wybranie opcji N/A, ale tylko w przypadku, gdy dane takie są niemożliwe do podania (np. jeśli osiągnięciem nie są publikacje, a np. dzieła artystyczne). Jeśli osiągnięciem naukowym są publikacje, preferowanym źródłem jest Web of Science™ Core Collection lub Scopus.

8. Szczegółowa ankieta dorobku naukowego kandydata na staż: poszczególne pozycje należy wpisać zgodnie z wymaganiami systemu.

INFORMACJE ZAWARTE W TEJ CZĘŚCI WNIOSKU NALEŻY WYPEŁNIĆ W JĘZYKU ANGIELSKIM.

UWAGA: w tej sekcji Kandydat na staż przedstawia całość swoich osiągnięć naukowych, które podlegają ocenie zespołu ekspertów. Dane mogą być wprowadzone jedynie w formularzu, przy pomocy edytora uruchamianego przyciskiem Edytuj. Nie jest możliwe załączenie ankiety w formacie PDF.

1.  Przebieg kariery naukowej (Academic and Research Career) wypełniana jest w języku angielskim: należy wpisać nazwę uczelni, instytutu lub innej jednostki organizacyjnej, specjalność, datę uzyskania stopnia lub tytułu naukowego.

2.  Publikacje naukowe (Publication Record) - należy przedstawić informacje o dorobku naukowym:

• dla paneli ST i NZ należy podać 5 najważniejszych prac opublikowanych w okresie ostatnich 5 lat przed zgłoszeniem wniosku, z zaznaczeniem publikacji w czasopismach z listy JRC oraz monografii o zasięgu światowym (podać aktualny pięcioletni „impact factor” czasopism i liczbę cytowań poszczególnych publikacji bez autocytowań). Publikacje powinny pochodzić z lat 2014-2018, wcześniejsze publikacje nie będą brane pod uwagę podczas oceny dorobku naukowego. Do pięcioletniego okresu dolicza się okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego lub wychowawczego, udzielanych na zasadach określonych w Kodeksie Pracy lub okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego, świadczenia rodzicielskiego, zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji i leczenia (w przypadku odpowiedzi twierdzącej należy podać liczbę miesięcy).

• dla paneli HS należy podać 5 najważniejszych prac opublikowanych w okresie ostatnich 5 lat przed zgłoszeniem wniosku, w których ocenie brana będzie pod uwagę jakość wydawnictwa, m.in. obecność czasopisma na liście JCR lub porównywalnej (o ile listy te mają zastosowanie) oraz zasięg krajowy lub światowy monografii (tam, gdzie to możliwe należy podać aktualny pięcioletni „impact factor” czasopisma i liczbę cytowań poszczególnych publikacji bez autocytowań). Publikacje powinny pochodzić z lat 2014-2018, wcześniejsze publikacje nie będą brane pod uwagę podczas oceny dorobku. Do pięcioletniego okresu dolicza się okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego lub wychowawczego, udzielanych na zasadach określonych w Kodeksie Pracy lub okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego, świadczenia rodzicielskiego, zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji i leczenia (w przypadku odpowiedzi twierdzącej należy podać liczbę miesięcy).

Wszystkie spośród zaprezentowanych powyżej publikacji, należy obowiązkowo załączyć w postaci pliku PDF. Kolejne publikacje, należy dodać za pomocą przycisku Dodaj.

W przypadku monografii należy dołączyć plik zawierający co najmniej stronę tytułową, redakcyjną, spis treści i wybór fragmentów zawierających najważniejsze tezy autora. Ponadto, wypełniając zakładkę, trzeba wpisać następujące dane bibliograficzne: imię i nazwisko autora/autorów, tytuł publikacji, źródło (czasopismo, wydawnictwo itp.), rok wydania, aktualny pięcioletni Impact Factor (IF; jeśli czasopismo nie posiada IF – należy wpisać wartość „0”), liczbę cytowań publikacji bez autocytowań (jeśli podana publikacja nie ma cytowań – należy wpisać wartość „0”).

Kandydat na staż może wykazać prace, które mają się ukazać, pod warunkiem, że publikacja jest przyjęta do druku. Wówczas należy zaznaczyć, że dana publikacja nie jest jeszcze opublikowana (ma status Accepted for publication), następnie w zakładce Załączniki  trzeba dodać list/listy od redakcji potwierdzający/e przyjęcie tej pracy do druku.

UWAGA: tytuły prac należy podać w języku, w jakim zostały wydane. Jeżeli prace nie ukazały się w języku angielskim, ich tytuły należy przetłumaczyć na język angielski i dopisać w nawiasie kwadratowym obok tytułów oryginalnych.

3.  Projekty badawcze (Research projects): Zgodnie z regulaminem konkursu Uwertura 3 w konkursie rozpatrywane będą wnioski, w których kandydat na staż pełnił lub pełni rolę kierownika w projekcie badawczym finansowanym lub zakwalifikowanym do finansowania w ramach konkursów NCN. Dotyczy to wyłącznie występowania w roli kierownika projektu (należy podać tytuły i numery projektów, źródła i wysokość finansowania, czas i miejsce realizacji oraz wykaz publikacji będących efektem wykonania każdego z tych projektów oddzielnie).

1. Długość trwania stażu (w miesiącach).
2. Kraj odbywania stażu. Zgodnie z listą krajów, w których można planować staż ERC w konkursie Uwertura 3 będących załącznikiem nr 1 do uchwały Rady NCN nr 110/2018 z dnia 8 listopada 2018 r.
3. Najkrótsza odległość między miejscem zamieszkania kandydata na staż a ośrodkiem naukowym będącym miejscem odbywania stażu. Zgodnie z tabelą stawek będącą załącznikiem nr 2 do uchwały Rady NCN nr 110/2018 z dnia 8 listopada 2018 r.

Nie jest możliwe edytowanie danych w tej sekcji, bowiem w ramach konkursu UWERTURA 3 zostały ściśle określone stawki na podstawie których przeliczane są możliwe formy finansowania stażu, tj.:

- środki finansowe na pokrycie kosztów stażu w zagranicznym ośrodku naukowym: wnioskodawca otrzymuje środki finansowe na pokrycie kosztów związanych z pobytem w zagranicznym ośrodku naukowym w zryczałtowanej kwocie w wysokości 15 000 zł miesięcznie, przemnożonej przez procentowy wskaźnik korekcyjny dla danego kraju, zgodnie z wartościami zamieszczonymi w tabelach będących załącznikiem nr 1 do uchwały Rady NCN nr 110/2018 z dnia 8 listopada 2018 r.

- środki finansowe na pokrycie kosztów podróży (w obie strony) do ośrodka naukowego, będącego miejscem realizacji stażu zagranicznego, w zryczałtowanej kwocie w wysokości od 1000 do 10 000 zł, w zależności od odległości między miejscem zamieszkania, a zagranicznym ośrodkiem naukowym, zgodnie ze stawkami zawartymi w załączniku nr 2 do uchwały Rady NCN nr 110/2018 z dnia 8 listopada 2018 r.

Kosztorys określa wysokość finansowania, które może uzyskać wnioskodawca w ramach konkursu UWERTURA 3. Zakładka ta jest uzupełniana automatycznie na podstawie informacji określonych w sekcjach Informacje ogólne (okres realizacji stażu), Laureat konkursu ERC (kraj, w którym zlokalizowany jest ośrodek stażowy) oraz Formy finansowania (długość stażu, odległość między miejscem zamieszkania a zagranicznym ośrodkiem naukowym).

W sekcji Oświadczenia, należy wpisać rok uzyskania przez Kandydata na staż stopnia naukowego doktora.

W punkcie 3 oświadczeń, Kandydat na staż oświadcza, czy ubiega się/nie ubiega się o finansowanie kosztów stażu i związanych z tym podróży z innych źródeł finansowania. Jeśli Kandydat na staż uzyska finansowanie w ramach innego źródła oraz z NCN, będzie zobowiązany do wybrania jednego z nich. W przypadku wyboru innego źródła niż NCN, wnioskodawca jest zobowiązany do rezygnacji z finansowania stażu w ramach konkursu UWERTURA 3.

Jednocześnie osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu będącego Wnioskodawcą, zobowiązują się w przypadku przyznania finansowania stażu do włączenia stażu do planu zadaniowo-finansowego podmiotu oraz sprawowania nadzoru nad realizacją i prawidłowością wydatkowania przyznanych przez NCN środków finansowych.

UWAGA: zakładkę należy wypełnić w języku angielskim.

W opisie projektu badawczego powinny się znaleźć następujące informacje: typ konkursu ERC i opis badań naukowych, który należy załączyć do wniosku za pomocą przycisku Załącz plik. Jedynym akceptowanym formatem jest plik PDF. Tekst musi zawierać koncepcję i plan badań w tym:

• problem naukowy
• ogólny plan badań
• sposób realizacji badań
• metody, techniki i narzędzia badawcze

Opis projektu badawczego nie może zawierać więcej niż 2 strony zdefiniowanego maszynopisu (rozmiar strony - A4, wielkość czcionki - przynajmniej 11 pkt, interlinia - pojedyncza, marginesy boczne - 2 cm, dolne, górne - 1,5 cm). 

UWAGA: zakładkę należy wypełnić w języku angielskim.

Uzasadnienie należy załączyć do wniosku za pomocą przycisku Załącz plik. Jedynym akceptowanym formatem jest plik PDF. Tekst musi zawierać następujące informacje:

• charakterystykę badań prowadzonych przez laureata ERC
• zgodność tych badań prowadzonych przez laureata ERC z projektem planowanym do złożenia w konkursie ERC
• perspektywę wykorzystania zdobytych podczas stażu wiedzy i umiejętności w wystąpieniu z wnioskiem w konkursie ERC.

Objętość uzasadnienia wyboru laureata nie może przekroczyć 1 strony zdefiniowanego maszynopisu. Wymagany format tekstu to: rozmiar strony – A4, wielkość czcionki – przynajmniej 11, interlinia – pojedyncza, marginesy boczne – 2 cm, dolne i górne – 1,5 cm.

W tej zakładce system podaje listę załączników, które należy dołączyć do elektronicznej wersji wniosku w systemie ZSUN/OSF. Przed zablokowaniem wniosku dodawanie załączników jest opcjonalne. Po zablokowaniu wniosku do NCN możliwa jest zmiana dodanych wcześniej załączników, dodanie brakujących załączników, w tym potwierdzeń złożenia wniosku w konkursie. W celu wysłania wniosku do NCN konieczne jest dołączenie kompletnego zestawu potwierdzeń i załączników.  

Wymagane załączniki można dołączyć na dwa sposoby: można dołączyć skan podpisanego ręcznie dokumentu lub plik podpisany kwalifikowalnym podpisem elektronicznym.

W każdej z opcji należy kliknąć przycisk „Załącz plik” i dodać odpowiedni dokument. Obecnie w miejscu „Plik podpisany elektronicznie”, istnieje możliwość dodawania plików wyłącznie z rozszerzeniem w formacie PAdES.

Załącznik nr 1

Dokument (w języku angielskim) potwierdzający zgodę laureata konkursu ERC oraz ośrodka naukowego realizującego grant ERC na realizację stażu przez osobę wskazaną we wniosku. Dokument powinien zawierać: datę sporządzenia, nazwę ośrodka naukowego będącego miejscem realizacji stażu, imię i nazwisko laureata grantu ERC, imię i nazwisko kandydata na staż, liczbę miesięcy planowanego stażu, podpis laureata grantu ERC i osoby upoważnionej do reprezentowania ośrodka naukowego, w którym realizowany będzie staż.

Załącznik nr 2

Listy od redakcji potwierdzające przyjęcie prac do druku. Dotyczy wniosków, w których w ankiecie dorobku naukowego kandydata na staż wskazane zostały prace przyjęte do druku. Do wniosku należy dołączyć dokument w formie pliku PDF zawierający wszystkie listy potwierdzające przyjęcie prac do druku.

Wnioski muszą być kompletne. Kompletność sprawdza się w systemie przyciskiem Sprawdź kompletność, a następnie Pokaż szczegóły. System nie pozwala na wysłanie wniosku, w którym nie zostały wypełnione wymagane pola lub brakuje obowiązkowych załączników. Sprawdzanie kompletności wniosku przez system nie zwalnia Wnioskodawcy z odpowiedzialności za treść zakładek.

Po wypełnieniu poszczególnych zakładek wniosku i sprawdzeniu jego kompletności (1) wniosek należy zablokować poprzez kliknięcie przycisku Zablokuj wersję do NCN (2).

Wówczas w pasku po lewej stronie pojawi się zakładka: Elektroniczna wysyłka wniosku.

Po kliknięciu zakładki Elektroniczna wysyłka wniosku pojawia się komunikat informujący, że wniosek został przygotowany w wersji ostatecznej (jego edycja nie jest możliwa) i jest gotowy do wysłania drogą elektroniczną do Narodowego Centrum Nauki. Wniosek nie został jeszcze oznaczony jako „gotowy" i nie jest dostępny dla pracowników NCN, wówczas redaktor wniosku może go jeszcze odblokować, klikając (przycisk „Powrót do edycji” (3)) i nanieść w nim ewentualne korekty.

W tej sekcji należy wygenerować potwierdzenia złożenia wniosku. Jest tu także możliwość dodania lub zmiany wymaganych załączników (opcje: zmień plik lub usuń plik oraz sprawdzenia dołączonych dokumentów, klikając przycisk pokaż plik). Jeśli wymagane załączniki nie zostały dodane wcześniej, należy dodać je w tej sekcji.

Spersonalizowane „Potwierdzenia” można pobrać z systemu, a następnie załączyć ich podpisane skany lub dokument podpisany elektronicznie. Do wniosku w systemie ZSUN/OSF należy dołączyć dwa potwierdzenia.

Oryginał potwierdzenia należy przechowywać do dnia zakończenia procesu oceny wniosku, a w przypadku zakwalifikowania wniosku do finansowania do dnia podpisania umowy o realizację i finansowanie stażu.

W przypadku gdy potwierdzenie złożenia wniosku podpisuje inna osoba niż osoba upoważniona do reprezentacji podmiotu, wówczas należy przesłać do Centrum pełnomocnictwo. Upoważnienie do podpisania dokumentów może zostać zeskanowane i załączone do systemu wraz z potwierdzeniem założenia wniosku lub przesłane na elektroniczną skrzynkę podawczą Narodowego Centrum Nauki.

Potwierdzenia złożenia wniosku można dołączyć na dwa sposoby: można dołączyć skan podpisanego ręcznie dokumentu lub dołączyć plik podpisany kwalifikowalnym podpisem elektronicznym.

W każdej z opcji, należy kliknąć przycisk „Załącz plik” i dodać odpowiedni dokument. Obecnie w miejscu „Plik podpisany elektronicznie”, istnieje możliwość dodawania plików wyłącznie z rozszerzeniem w formacie PAdES.

UWAGA: potwierdzenie musi dotyczyć ostatecznej wersji wniosku.

Wysyłka wniosku do NCN

Po wypełnieniu wniosku i uzupełnieniu go o wymagane przepisami załączniki, wniosek – tylko w wersji elektronicznej – należy wysłać do Narodowego Centrum Nauki, używając przycisku "Wyślij do NCN" (4). Kompletne wykonanie procedury zostanie potwierdzone zmianą statusu wniosku na „wysłany” w nagłówku wniosku.

UWAGA: nie należy wysyłać wersji papierowej wniosku do Narodowego Centrum Nauki. Wniosek uznaje się za skutecznie wysłany wyłącznie drogą elektroniczną.

UWAGA: po wykonaniu tej operacji nie będą możliwe żadne zmiany treści wniosku.