Narodowe Centrum Nauki ogłasza otwarcie naboru wniosków w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 o zwiększenie środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu, który uzyskał finansowanie w konkursie GRIEG lub POLS oraz w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 o zwiększenie środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu, który uzyskał finansowanie w konkursie IdeaLab.

Mając na względzie, że doświadczamy obecnie zjawiska zmieniającej się sytuacji makroekonomicznej wywołanej okolicznościami zewnętrznymi, której nie można było przewidzieć na etapie składania wniosku, m.in. przedłużającą się pandemią COVID-19, konfliktem zbrojnym w Ukrainie, gwałtowną dekoniunkturą, nie sposób nie zauważyć społecznych i rynkowych konsekwencji tych zdarzeń dla realizacji projektu, np. wzrostu cen materiałów i kosztów pracowniczych, przerwania łańcucha dostaw, ograniczenia w dostępności surowców, produktów i materiałów, fluktuacje na rynku walut etc. Będące wynikiem powyższych okoliczności zewnętrznych znaczne osłabienie złotówki do euro powoduje generowanie oszczędności w Programie „Badania podstawowe”. Okoliczności te zostały również dostrzeżone przez Darczyńców, którzy poinformowali o możliwości przyznania dodatkowych środków dla już zatwierdzonych projektów, które mają możliwość absorbcji dodatkowych środków oraz które mają zdolność zwiększania wyników lub których koszty są wyższe z powodu wyjątkowych podwyżek cen, nawet jeśli takie dodatkowe finansowanie nie zwiększyłoby wyników.

Termin składania wniosków

Termin składania wniosków został wydłużony do 21 listopada 2022.

Wyniki

Rozstrzygnięcie w sprawie zwiększenia środków finansowych nastąpi w terminie 1 miesiąca od dnia zakończenia naboru wniosków. W uzasadnionych przypadkach termin zostanie wydłużony do 3 miesięcy. Termin został wydłużony do 31 stycznia 2023.

Kto może złożyć wniosek

Wniosek może złożyć wnioskodawca będący beneficjentem reprezentującym partnerstwo realizujące projekt w konkursie GRIEG, POLS lub IdeaLab (dalej beneficjent).

Warunki wnioskowania o zwiększenie środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu:

  1. Wniosek można złożyć wyłącznie jeżeli projekt ma zdolność do absorbcji dodatkowych środków finansowych, co jest weryfikowane na podstawie oświadczenia osoby uprawnionej do reprezentowania jednostki będącej beneficjentem oraz kierownika projektu, że dodatkowe środki zostaną wydatkowane do końca realizacji projektu oraz nie później niż do zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków (30 kwietnia 2024 roku).
  2. Wniosek można złożyć jeżeli wydatkowano lub zaplanowano wydatkowanie wszystkich środków, które można było przesunąć w ramach istniejącego budżetu, co jest weryfikowane na podstawie oświadczenia osoby uprawnionej do reprezentowania jednostki będącej beneficjentem oraz kierownika projektu, że nie ma w budżecie projektu środków, które mogą zostać przesunięte.
  3. Wniosek można złożyć jeżeli nastąpiły niemożliwe do przewidzenia na etapie składania wniosków okoliczności, które wpłynęły na realizację projektu lub dodatkowe środki przyczynią się do uzyskania lepszych wyników. Wniosek powinien zawierać opis dodatkowych kosztów w podziale na partnerów oraz uzasadnienie każdego z nich wskazującym na zaistnienie okoliczności opisanych w tym punkcie. W szczególności wniosek można złożyć w następujących sytuacjach:
  • Przesłanka 1 - Wykazano, że nastąpiły wyjątkowe wzrosty cen, będące wyraźnie poza kontrolą kierownika projektu i partnerów, których nie można było przewidzieć w momencie składania wniosku projektowego. Wniosek może uwzględniać znaczący wzrost kosztów pracy (lecz do limitu określonego dokumentacją konkursową), materiałów, aparatury, podwykonawstwa, usług, w tym usług związanych z transportem morskim i lotniczym, usług hotelarskich, kosztów open access etc. w szczególności jeżeli dodatkowe finansowanie jest jedynym sposobem zabezpieczenia planowanych efektów (tj. „uratowania projektu”) w dostępnych ramach czasowych. Nie należy uwzględniać przekroczeń kosztów spowodowanych np. błędami w budżetowaniu/planowaniu.

Niższe przelewy w NOK otrzymywane przez partnerów norweskich w wyniku znaczącego spadku kursu złotego do korony norweskiej np. między kursem przyjętym przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, a kursem z dnia przelewu środków, są stratą kursową i kosztem niekwalifikowanym.

  • Przesłanka 2 - Wykazano, że nastąpiły wyjątkowe okoliczności (COVID, wojna, wyjątkowe opóźnienia w dostawach niezbędnego sprzętu, inna znacząca zmiana stosunków gospodarczo-społecznych) których wynikiem jest konieczność przedłużenia grantu i związana z tym potrzeba przedłużenia zatrudnienia wykonawców, zwiększenia zespołu badawczego lub innej zmiany projektu, w szczególności jeżeli dodatkowe finansowanie jest jedynym sposobem zabezpieczenia planowanych efektów (tj. „uratowania projektu”) w dostępnych ramach czasowych. Nie należy uwzględniać wydłużenia realizacji projektu, zwiększenia zespołu badawczego, czy innej zmiany projektu spowodowanej błędami w planowaniu/budżetowaniu.
  • Przesłanka 3 - Wykazano, że dodatkowe środki przyczynią się do uzyskania lepszych wyników, wzbogacenia lub rozszerzenia założonego programu badawczego przy czym kierownik projektu może dokonać wyłącznie zmian merytorycznych niewpływających na osiąganie efektów realizacji projektu badawczego określonych w §7 umowy. Wniosek o finansowanie projektu badawczego oraz harmonogram nie ulegają zmianie, lecz wzbogacany lub ulepszany jest istniejący plan badawczy określony w umowie.
  • Przesłanka 3a - Zwiększenie kosztów zostanie wykorzystane na zatrudnienie naukowca z Ukrainy. W takim przypadku spełnione muszą zostać następujące warunki:
    • W projektach można zatrudniać osoby, które bezpośrednio przed wybuchem wojny pracowały i prowadziły badania na ukraińskich uczelniach oraz w innych jednostkach naukowych, a w wyniku działań militarnych przybyły na terytorium Polski 24 lutego 2022 lub później. Uzasadnienie ograniczenia konkursu do tej grupy należy każdorazowo umieścić w ogłoszeniu stanowiska pracy.
    • Wymóg transparentności i otwartości zostaje spełniony przez Beneficjenta lub partnera jeżeli oferta zatrudnienia dla naukowca zostanie opublikowana na stronie jednostki oraz na stronie EURAXESS co najmniej przez okres 7 dni. Zachęcamy również do publikowania ofert na stronie https://scienceforukraine.eu/table.html
    • Działalność i zainteresowania naukowe zatrudnionego badacza muszą być związane z tematyką projektu badawczego. Weryfikacja powyższego kryterium powinna być dokonana przez Beneficjenta lub Partnera na podstawie złożonego przez badacza CV. Ponadto ważnym celem programu „Badania podstawowe” jest zaangażowanie młodych naukowców, aby wspierać rozwój ich kariery, rozwijać umiejętności, zapewnić mentoring niezbędny do stałego doskonalenia zawodowego. Działalność młodych naukowców również musi być związana z tematyką projektów.
  1. Maksymalne zwiększenie o jakie można wystąpić nie może przekroczyć 10% całkowitej kwoty finansowania przyznanej przez NCN.

Jak przygotować i co powinien zawierać wniosek

W celu przygotowania wniosku należy pobrać i wypełnić formularz wniosku o zwiększenie środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu wraz z oświadczeniami. Formularz wniosku należy wypełnić w języku angielskim. Zakres zmian i uzasadnienie konieczności przyznania dodatkowych środków oraz wystąpienia jednej lub więcej przesłanek: Przesłanka 1, Przesłanka 2, Przesłanka 3 lub Przesłanka 3a określonych w punkcie 3 powyżej należy przedstawić dla beneficjenta i każdego z partnerów w podziale na pozycje kosztorysu. W przypadku partnerów oraz pozycji kosztorysu, w których partnerstwo nie ubiega się o finansowanie należy wpisać cyfrę „0” (zero). Koszty pośrednie, które rozliczane są niezmiennym w trakcie realizacji projektu współczynnikiem procentowym, który wynosi 25%[1] wartości bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych projektu, z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa i kosztów zasobów udostępnionych przez strony trzecie, których nie wykorzystuje się na terenie Beneficjenta lub Partnera/Partnerów Projektu, a także wsparcia finansowego dla stron trzecich, należy wyliczyć z dokładnością do pełnych złotych. Do wypełnionego wniosku należy dołączyć oświadczenie potwierdzające zdolność do absorbcji dodatkowych środków finansowych oraz oświadczenie o braku możliwości przesunięcia środków w ramach istniejącego budżetu projektu.

W przypadku projektów, które dodają nowe pozycje w wykazie podwykonawstwa lub aparatury lub zwiększają wartość istniejącego podwykonawstwa lub aparatury lub dokonują zmian merytorycznych dotyczących podwykonawstwa lub aparatury do wniosku należy dołączyć wykaz podwykonawstwa lub aparatury zgodnie ze wzorem. W wykazie należy przedstawić jego całkowite nowe brzmienie. Ograniczenie się do wykazania wyłącznie zmian lub nowych pozycji nie jest wystarczające.

Przypominamy, że zgodnie z art. 8.2 ust. 4 Regulacji w przypadku zakupu nowego lub używanego sprzętu za wydatki kwalifikowalne można uznać wyłącznie część amortyzacji odpowiadającą czasowi trwania projektu oraz stopniowi faktycznego wykorzystania na potrzeby projektu. Sprzęt, którego całkowita cena zakupu będzie, w drodze wyjątku od reguły zawartej w art. 8.2 ust. 4, kwalifikowalna musi zostać wskazany w wykazie. Należy wskazać w tabeli, czy planujecie Państwo amortyzację, czy wnioskujecie, aby całkowita cena zakupu była kwalifikowalna.

UWAGA: do oceny merytorycznej mogą być skierowane wyłącznie wnioski kompletne wraz z wymaganymi załącznikami. Wniosek wypełniany jest poza systemem OSF, dlatego prosimy o zwrócenie szczególnej uwagi na sprawdzenie kompletności wniosku przed jego wysłaniem.

UWAGA: wniosek i załączniki należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta oraz kierownika projektu. Podpis elektroniczny musi być zgodny z rozporządzeniem eIDAS, powinien zawierać ważny certyfikat kwalifikowany i rozszerzenie w formacie PAdES. Dodatkowo należy przekazać wniosek w wersji edytowalnej w Excelu.

Wniosek należy przesłać w formie elektronicznej na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Narodowego Centrum Nauki: /ncn/SkrytkaESP nie później niż 15 listopada 2022.

Jak przebiega proces oceny wniosku

Wniosek podlega ocenie formalnej i merytorycznej:

Oceny formalnej dokonuje pracownik Zespołu ds. Funduszy Norweskich. Każdy wniosek oceniany jest zgodnie z następującymi kryteriami:

  1. Czy wniosek został przesłany w terminie?
  2. Czy wniosek został wypełniony w języku angielskim?
  3. Czy do wniosku dołączono wymagane załączniki?
  4. Czy przesłano edytowalną wersję wniosku w Excelu?
  5. Czy wykaz aparatury lub podwykonawstwa jest kompletny?
  6. Czy wszystkie dokumenty zostały podpisane zgodnie z wymogami?
  7. Czy w przypadku wszystkich pozycji, w których zawnioskowano o przyznanie dodatkowych środków przedstawiono uzasadnienie konieczności ich przyznania oraz wystąpienia wskazanej przesłanki/przesłanek?
  8. Czy w przypadku wszystkich pozycji, w których zawnioskowano o przyznanie dodatkowych środków wskazano wystąpienie przynajmniej jednej przesłanki uzasadniającej możliwość wystąpienia o dodatkowe środki?
  9. Czy wniosek nie zawiera błędów rachunkowych skutkujących przekroczeniem limitu 10%?

Wnioski przesłane po terminie zostaną odrzucone. W przypadku innych braków formalnych beneficjentowi przysługuje prawo jednorazowej korekty wniosku w terminie 7 dni od otrzymania wezwania. Korekta nie może prowadzić do zwiększenia kosztów przedstawionych w pierwotnym wniosku, chyba że wynika ona z naprawienia oczywistej omyłki rachunkowej.

Oceny merytorycznej dokonuje Koordynator Dyscyplin NCN właściwy dla działu HS, NZ lub ST. Ocena merytoryczna polega na potwierdzeniu, że w przypadku przedstawionych kosztów zachodzi jedna lub więcej przesłanek umożliwiających wnioskowanie o zwiększenie środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu oraz że uzasadnienie konieczności przyznania dodatkowych środków jest wystarczające. Koordynator Dyscyplin może wskazać jedną lub więcej pozycję kosztorysu lidera lub każdego z partnerów, w przypadku których nie zachodzi żadna z przesłanek lub nie uzasadniono wystarczająco konieczności przyznania dodatkowych środków i obniżyć kwotę z wniosku o kwoty pozycji, które otrzymały negatywną ocenę wraz z odpowiadającymi kosztami pośrednimi oraz skorygować ewentualne błędy rachunkowe we wniosku. Negatywna ocena merytoryczna wymaga uzasadnienia. W uzasadnionych przypadkach Koordynator Dyscyplin NCN może zasięgnąć opinii merytorycznej członka Rady NCN.

Na podstawie oceny Koordynatorów Dyscyplin NCN, wnioski kwalifikowane są na listę ocenionych wniosków. Lista ocenionych wniosków zawiera numer projektu, tytuł projektu, nazwę beneficjenta kwotę kosztów bezpośrednich oraz pośrednich, o które może zostać zwiększony budżet projektu oraz kwotę całkowitą przyznanego zwiększenia.

Zawieranie aneksów do umowy

Beneficjent jest informowany o wyniku oceny pismem. Od wyniku oceny nie przysługuje odwołanie. Beneficjent jest zobowiązany do przygotowania aneksu do umowy z NCN zgodnie z wynikiem oceny wniosku. W pierwszej kolejności należy utworzyć aneks kosztorysu w module Aktualizacji/zmian/aneksów/porozumień w OSF zgodnie z instrukcją wprowadzania zmian dostępną tutaj. W budżecie każdego z partnerów w odpowiednich pozycjach kosztorysu należy uwzględnić dodatkowe koszty. Koszty można wykazać wyłącznie w roku 2023 kosztorysu. W drugiej kolejności z kolejnym numerem porządkowym, poza systemem proszę przygotować aneks zgodnie z wzorem przygotowanym przez Centrum: wzór dla konkursu GRIEG, wzór dla konkursu IdeaLab, wzór dla konkursu POLS.

W drugim z aneksów przygotowywanym poza OSF można uwzględnić zmiany w załącznikach zawierających wykaz aparatury i podwykonawstwa. Projekty aneksów podpisane oddzielnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym w standardzie PAdES przez osobę/y reprezentującą/e beneficjenta oraz Kierownika projektu należy przesłać w formie elektronicznej na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Narodowego Centrum Nauki: /ncn/SkrytkaESP w terminach wskazanych w poprzedniej sekcji.

Każda zmiana treści załącznika wymagająca formy aneksu do umowy powoduje konieczność dołączenia do proponowanego aneksu załącznika, którego treść nie ogranicza się wyłącznie do proponowanej zmiany, lecz jest jego całkowitym nowym brzmieniem. Aneks oraz załączniki muszą stanowić jeden dokument .pdf. Wzory tabel z wykazem aparatury i podwykonawstwa znajdują się na stronie: https://www.ncn.gov.pl/eeanorwaygrants/law-and-documents.

[1] Nie dotyczy norweskich instytutów badawczych, które posiadają zatwierdzone stawki osobowe przez Norweską Radę ds. Badań Naukowych (Research Council of Norway – RCN).