SONATA 11 – zmiana kosztorysu

Przesunięcie środków między pozycjami kosztorysu/planowanych wydatków

Zgodnie z zapisami umowy, możliwe jest przesunięcie środków finansowych między pozycjami kosztorysu (o ile zmianie nie ulega wysokość środków przyznanych na cały okres realizacji projektu oraz w kolejnych latach jego realizacji). Zgodę na takie przesunięcie wyraża Kierownik Jednostki lub Centrum w zależności od wysokości przesuwanych środków.

Chcąc przesunąć środki między pozycjami, należy pamiętać że:

• zmiana umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku budżetowym może być dokonana nie później niż do dnia 15 listopada roku, którego dotyczy,
• środki niewydatkowane w danym roku kalendarzowym przechodzą automatycznie na lata kolejne bez konieczności podpisywania aneksu do umowy,
• w trakcie realizacji umowy koszty pośrednie nie mogą ulec zwiększeniu zarówno w odniesieniu do pierwotnie przewidywanej kwoty, jak i współczynnika procentowego, o którym mowa w dokumentacji obejmującej warunki konkursu,
• jeżeli zmniejszenie/zwiększenie w danej pozycji kosztorysu następuje więcej niż 1 raz, do wartości planowanego przesunięcia należy doliczyć wartość przesunięć dokonanych wcześniej.

Jeżeli wnioskowane przesunięcie nie przekracza kwoty wskazanej w § 3 ust. 1 lit. e umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego (stanowiącej 15% kosztów bezpośrednich z kolumny „Razem” kosztorysu projektu w umowie) o zgodę należy zwrócić się do Kierownika Jednostki. O zmianie należy poinformować w najbliższym raporcie rocznym i końcowym poprzez odpowiednie wypełnienie pola komentarza w zakładce "Zestawienie kosztów".

UWAGA: Planując przesunięcie pomiędzy pozycjami kosztorysu należy mieć na uwadze, że zgodnie z §2 ust. 13 środki zaplanowane na obniżenie pensum dydaktycznego nie mogą być wykorzystane na inny cel, a niewykorzystane środki zaplanowane na obniżenie pensum dydaktycznego podlegają zwrotowi do Centrum w terminie 60 dni po zakończeniu realizacji projektu.

Centrum podkreśla, że ustalając tryb wprowadzenia zmiany w zakresie modyfikacji kosztorysu należy zwrócić uwagę na brzmienie § 3. ust. 1. lit. f umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego wskazującego, że rezygnacja z zakupu planowanej aparatury o łącznej wartości powyżej 10 000 zł i przeznaczenie tej kwoty na inne koszty bezpośrednie wymaga zgody Centrum.

Jeżeli wnioskowane przesunięcie przekracza kwotę wskazaną w § 3 ust. 1 lit. e umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego o zgodę należy zwrócić się do Centrum.

Aby uzyskać zgodę Centrum, należy przesłać w wersji papierowej następujące dokumenty:

• propozycja aneksu zawierającego nowy kosztorys (w 4 egzemplarzach),
• pismo z wnioskiem i szczegółowym uzasadnieniem proponowanej zmiany zawierające podpisy Kierownika projektu i Kierownika Jednostki.

UWAGA: w przypadku zmiany kosztów w pozycji "koszty aparatury" należy zwrócić uwagę, czy koszty pośrednie nie przekraczają dozwolonego pułapu w kolumnie „Razem” kosztorysu projektu w umowie, jeżeli tak - należy je przeliczyć.

Przesunięcie środków między latami

Zmiana kosztorysu polegająca na przesunięciu środków między latami wymaga uzyskania zgody Centrum.

Chcąc przesunąć środki między latami, należy pamiętać że:

• zmiana umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku budżetowym może być dokonana nie później niż do dnia 15 listopada roku, którego dotyczy,
• środki niewydatkowane w danym roku kalendarzowym przechodzą automatycznie na lata kolejne bez konieczności podpisywania aneksu do umowy.

Aby uzyskać zgodę Centrum należy przesłać w wersji papierowej następujące dokumenty:

• propozycja aneksu w 4 egzemplarzach,
• pismo z wnioskiem i szczegółowym uzasadnieniem proponowanej zmiany zawierające podpisy Kierownika projektu i Kierownika Jednostki,
• nowy kosztorys (załącznik do aneksu).