Miejscem realizacji projektu POLONEZ BIS 3, tzw. podmiotem przyjmującym, może być każdy z podmiotów, wskazanych w art. 27 ust. 1 pkt 1, 3-7a i 9 ustawy o Narodowym Centrum Nauki (NCN), czyli:

1. uczelnia;
2. federacja podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki;
3. instytut naukowy PAN, działający na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2020 r. poz. 1796 ze zm.);
4. instytut badawczy, działający na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1383 ze zm.);
5. międzynarodowy instytut naukowy utworzony na podstawie odrębnych ustaw działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

   5a. Centrum Łukasiewicz, działające na podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Łukasiewicz (Dz. U. 2020 r. poz. 2098 ze zm.);

   5b. instytuty działające w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz;

6. Polska Akademia Umiejętności;
7. inny podmiot prowadzący głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły;
8. centrum naukowo-przemysłowe w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1383 ze zm.);
9. centrum Polskiej Akademii Nauk w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. z 2020 r. poz. 1796 ze zm.);
10. biblioteka naukowa;
11. przedsiębiorca mający status centrum badawczo-rozwojowego w rozumieniu ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz. U. z 2021 r. poz. 706);
12. jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną i siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;         
    12a. Prezes Głównego Urzędu Miar;
13. przedsiębiorca prowadzący badania naukowe w innej formie organizacyjnej niż określone w pkt 1-12.

Kierownikiem projektu badawczego POLONEZ BIS 3 może być osoba przyjeżdżająca z zagranicy, która zamierza prowadzić badania podstawowe w instytucji znajdującej się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba ta musi spełniać dwa podstawowe warunki:

1. doświadczenie naukowe: kierownik projektu musi posiadać stopień doktora lub co najmniej cztery lata doświadczenia badawczego w pełnym wymiarze czasu pracy,
2. warunek mobilności: w okresie trzech lat poprzedzających dzień ogłoszenia konkursu (tj. pomiędzy 15 września 2019 r. a 14 września 2022 r.) kierownik projektu nie przebywał, nie był zatrudniony ani nie studiował w Polsce dłużej niż 12 miesięcy łącznie. Do okresu 12 miesięcy nie zalicza się:
   • krótkich pobytów turystycznych/wakacyjnych,
   • okresu odbywania obowiązkowej służby wojskowej,
   • okresu pozostawania w procedurze uchodźczej,
   • pobytu w Polsce rozpoczynającego się 24 lutego 2022 r. lub później w przypadku osób objętych Decyzją wykonawczą Rady (UE) 2022/382 z dnia 4 marca 2022 r. stwierdzającą istnienie masowego napływu wysiedleńców z Ukrainy w rozumieniu art. 5 dyrektywy 2001/55/WE i skutkującą wprowadzeniem tymczasowej ochrony.

Ponadto, kierownik projektu powinien w swoim dorobku naukowym posiadać co najmniej jedną opublikowaną lub przyjętą do druku pracę. W przypadku działalności naukowej w zakresie twórczości i sztuki kierownik projektu powinien posiadać przynajmniej jedną pracę opublikowaną lub przyjętą do druku lub przynajmniej jedno dokonanie artystyczne bądź artystyczno-naukowe. We wniosku należy podać prace i/lub dokonania artystyczne z okresu 10 ostatnich lat przed rokiem wystąpienia z wnioskiem (począwszy od 2012 r.). Okres ten może być przedłużony w określonych przypadkach.

Tak. Ograniczenia dotyczą różnych aspektów wniosku:

1. Podwójne finansowanie: w konkursie nie można złożyć wniosku, który był lub jest finansowany z NCN lub z innego źródła.
2. Kierownik projektu: kierownikiem nie może być osoba, która:
   • była laureatem dowolnej edycji konkursu POLONEZ lub POLONEZ BIS;
   • w okresie trzech lat poprzedzających dzień ogłoszenia konkursu (tj. pomiędzy 15 września 2019 r. a 14 września 2022 r.) kierowała projektem badawczym realizowanym w polskiej jednostce, w tym projektem finansowanym przez NCN;
   • występuje w roli kierownika projektu w innym wniosku złożonym w konkursie NCN ogłoszonym 15 września 2022 r. (w tym – konkursie POLONEZ BIS 3) lub we wniosku, co do którego wydano decyzję o przyznaniu finansowania, pozostającą w obrocie prawnym lub we wniosku będącym w trakcie oceny lub procedury odwoławczej;
   • reprezentuje podmiot przyjmujący.
3. Podmiot przyjmujący: podmiotem przyjmującym nie może być:
   • podmiot, który nadał wnioskodawcy stopień doktora, chyba że od momentu nadania stopnia doktora wnioskodawca odbył udokumentowany staż lub staże podoktorskie poza granicami Polski, trwające łącznie co najmniej 3 lata, w tym co najmniej jeden staż trwający nieprzerwanie 12 miesięcy;
   • podmiot, który zatrudniał wnioskodawcę w okresie trzech lat poprzedzających dzień zamknięcia naboru wniosków w konkursie (tj. pomiędzy 15 grudnia 2019 r. a 15 grudnia 2022 r.); z tego okresu, wyłącza się okres zatrudnienia wnioskodawcy w jednostce przyjmującej rozpoczynający się 24 lutego 2022 r. lub później, jeżeli wnioskodawca przybył na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej 24 lutego 2022 r. lub później, w wyniku rosyjskiej agresji militarnej wobec Ukrainy.
   • grupa podmiotów;
   • podmiot pozostający pod zarządem komisarycznym bądź znajdujący się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego.
4. Opiekun naukowy: w dniu ogłoszenia konkursu (15 września 2022 r.) opiekun naukowy musi być zatrudniony w podmiocie przyjmującym.

W trakcie realizacji projektu POLONEZ BIS 3:

1. podmiot przyjmujący jest zobowiązany zatrudnić kierownika projektu na cały okres realizacji projektu na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, wyłącznie w celu wykonywania zadań badawczych i udziału w szkoleniach związanych z realizacją projektu;
2. kierownik projektu jest zobowiązany do przebywania przez cały okres realizacji projektu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i pozostawania w dyspozycji podmiotu przyjmującego. Zobowiązanie to nie dotyczy udokumentowanych delegacjami służbowymi wyjazdów mających bezpośredni związek z realizowanym projektem oraz urlopów, czasu wolnego od pracy i innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy regulowanych powszechnie obowiązującymi przepisami;
3. kierownik projektu nie może w okresie realizacji projektu korzystać z innych źródeł finansowania swojego przyjazdu do Polski i pobytu w Polsce;
4. kierownik projektu nie może w okresie realizacji projektu podejmować działań o charakterze mobilności do innych krajów, z wyjątkiem mobilności związanej z realizacją zadań i szkoleń w ramach projektu POLONEZ BIS 3.

Do konkursu można złożyć wniosek obejmujący badania podstawowe w dowolnym obszarze określonym w jednym z 25 paneli dziedzinowych NCN. Panele NCN dzielą się na trzy działy:

• HS – nauki humanistyczne, społeczne i o sztuce;
• ST – nauki ścisłe i techniczne;
• NZ – nauki o życiu.

W konkursie można zaplanować projekt badawczy trwający 24 miesiące. Wnioskodawca może wskazać jako datę rozpoczęcia realizacji projektu 1 września, 1 października lub 1 listopada 2023 r.

W projekcie badawczym finansowanym w ramach konkursu POLONEZ BIS 3, poza kierownikiem projektu w zadania badawcze mogą być zaangażowani dodatkowi wykonawcy, w tym:

• opiekun naukowy (obowiązkowo)
• inni wykonawcy (opcjonalnie)
• studenci i doktoranci (opcjonalnie)

Opiekun naukowy powinien posiadać doświadczenie naukowe niezbędne do sprawowania opieki merytorycznej nad realizacją projektu i opieki mentorskiej nad kierownikiem projektu oraz powinien być zatrudniany przez podmiot realizujący w dniu ogłoszenia konkursu oraz przez cały okres realizacji projektu.

Należy pamiętać, że zasadność zaangażowania w realizację projektu poszczególnych członków zespołu badawczego podlega ocenie zespołu ekspertów. We wniosku należy opisać kompetencje i zadania przewidziane do realizacji przez poszczególnych członków zespołu badawczego.

Warunki konkursu nie określają maksymalnej liczby członków zespołu badawczego.

Kosztorys musi być uzasadniony w stosunku do przedmiotu oraz zakresu badań i oparty na realnych wyliczeniach. Kosztorys musi określać wydatki, które będą pokryte w ramach środków NCN (tzw. kosztów kwalifikowalnych). Kosztorys należy przygotować w PLN.

Budżet projektu (koszty kwalifikowalne) składa się z kosztów bezpośrednich i pośrednich.

Do kosztów bezpośrednich należą:

1. Wynagrodzenie dla kierownika projektu – wyłącznie wynagrodzenie etatowe w podmiocie przyjmującym, na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy przez cały okres trwania projektu.

   Na wynagrodzenie kierownika za okres 24 miesięcy składają się:

   • living allowance w kwocie 65 760 EUR,
   • mobility allowance w kwocie 41 400 EUR,
   • family allowance w kwocie 7 200 EUR – przysługuje osobom, których małżonek(ka) /partner(ka) oraz/lub dziecko (dzieci) zmieni(ą) miejsce zamieszkania i przyjedzie(adą) do Polski wraz z nimi na okres co najmniej 3 miesięcy w czasie realizacji projektu badawczego,
   • special needs allowance w kwocie 4 800 EUR – przysługuje osobom z długotrwałym upośledzeniem fizycznym, umysłowym, intelektualnym lub sensorycznym, które w interakcji z różnymi barierami mogą utrudniać ich pełne i efektywne uczestnictwo w życiu społecznym na równych zasadach z innymi (Art. 1 Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych).

   Wskazane powyżej kwoty należne kierownikowi projektu obejmują pozapłacowe koszty pracy (w tym składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) oraz inne elementy wynagrodzenia finansowane przez podmiot przyjmujący.

   W systemie OSF wynagrodzenie kierownika projektu jest uzupełniane automatycznie na podstawie planowanej daty rozpoczęcia realizacji projektu oraz kursu kupna euro (dla dewiz) ogłoszonego przez Bank Gospodarstwa Krajowego S.A. w pierwszej tabeli kursowej z dnia 7 lipca 2022 r. tj. 1 EUR = 4,6234 PLN.

   W okresie realizacji projektu badawczego kierownik projektu nie może:

   • pobierać innego wynagrodzenia w żadnej formie przyznanego w ramach kosztów bezpośrednich z projektów badawczych finansowanych w ramach konkursów NCN;
   • pobierać wynagrodzenia u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę, w tym również u pracodawcy z siedzibą poza terytorium Polski.
2. Wynagrodzenia dla członków zespołu badawczego, obejmujące:
   • wynagrodzenie dodatkowe opiekuna naukowego – nie więcej niż 2000 PLN miesięcznie;
   • wynagrodzenia innych członków zespołu badawczego – bez limitu, wysokość wynagrodzenia należy zaplanować uwzględniając okres zatrudnienia, zakres i nakład pracy oraz wymagane kwalifikacje wykonawców;
   • wynagrodzenia oraz stypendia dla studentów i doktorantów – nie więcej niż 5000 PLN miesięcznie dla jednej osoby.
3. Pozostałe koszty bezpośrednie, obejmujące:
   • koszty aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania – jednostkowy koszt nie może przekroczyć 2 500 EUR (11 559 PLN);
   • inne koszty bezpośrednie realizacji badań naukowych – w tym materiały, drobny sprzęt laboratoryjny oraz sprzęt informatyczny i biurowy (koszt jednostkowy nie większy niż 2 500 EUR (11 559 PLN)), usługi obce, wyjazdy służbowe, indywidualne wizyty i konsultacje współpracowników zewnętrznych lub konsultantów, gratyfikacje dla wykonawców zbiorowych, zakup danych/baz danych i specjalistycznych publikacji naukowych,  koszty publikacji monografii (po ich wcześniejszym zatwierdzeniu przez NCN);
   • koszty działań mających na celu promocję projektu i jego rezultatów;
   • inne koszty niezbędne do realizacji projektu, które są zgodne z katalogiem kosztów w projektach badawczych w konkursie POLONEZ BIS 3 finansowanych przez NCN.
   • koszty pośrednie Open Access w wysokości do 2% kosztów bezpośrednich, które mogą być przeznaczone wyłącznie na koszty związane z udostępnieniem publikacji lub danych badawczych w otwartym dostępie;
   • pozostałe koszty pośrednie w wysokości do 20% kosztów bezpośrednich, które mogą być przeznaczone na koszty pośrednio związane z projektem, w tym koszty udostępnienia publikacji lub danych badawczych w otwartym dostępie.

UWAGA: w ramach kosztów bezpośrednich nie można zaplanować wydatków związanych z Open Access w przypadku publikacji objętych Polityką otwartego dostępu NCN.

UWAGA: koszty publikacji monografii będącej efektem realizacji projektu badawczego (w rozumieniu §10 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 lutego 2019 r. w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 392)) mogą zostać poniesione po uzyskaniu pozytywnej oceny przeprowadzonej przez NCN.

Koszty bezpośrednie projektu z wyłączeniem kosztów wynagrodzenia kierownika, nie mogą przekroczyć równowartości kwoty 100 000 EUR (tj. 462 340 PLN).

Na koszty pośrednie składają się:

• koszty pośrednie Open Access w wysokości do 2% kosztów bezpośrednich, które mogą być przeznaczone wyłącznie na koszty związane z udostępnieniem publikacji lub danych badawczych w otwartym dostępie;
• pozostałe koszty pośrednie w wysokości do 20% kosztów bezpośrednich, które mogą być przeznaczone na koszty pośrednio związane z projektem, w tym koszty udostępnienia publikacji lub danych badawczych w otwartym dostępie.

Zaplanowanie nieuzasadnionego kosztorysu może skutkować odrzuceniem wniosku.

NCN wraz z innymi europejskimi agencjami finansującymi badania naukowe jest członkiem cOAlition S. W związku z tą współpracą, NCN przyjęło Politykę dotyczącą Otwartego Dostępu do publikacji, w ramach której wymaga, by prace będące efektem realizacji projektów finansowanych ze środków NCN były upowszechniane zgodnie z modelem natychmiastowego otwartego dostępu.

Zgodnie z założeniami Planu S, Narodowe Centrum Nauki uznaje za zgodne z polityką otwartego dostępu następujące ścieżki publikacyjne:

1. W czasopismach lub na platformach otwartego dostępu zarejestrowanych lub będących na etapie rejestracji w Directory of Open Access Journal (DOAJ);
2. W czasopismach subskrypcyjnych (hybrydowych) pod warunkiem, że Version of Record (VoR) lub Author Accepted Manuscript (AAM) zostanie opublikowana bezpośrednio przez wydawcę lub autora w otwartym repozytorium w momencie ukazania się publikacji on-line;
3. W czasopismach objętych licencją otwartego dostępu w ramach tzw. umów transformacyjnych, które muszą być zarejestrowane w rejestrze prowadzonym przez Efficiency and Standards for Article Charges (ESAC-registry).

Prace należy udostępniać na licencji CC-BY lub CC-BY-ND. W przypadku czasopism transformacyjnych dopuszczana jest także licencja CC-BY-SA.

Więcej informacji na temat zasad/instrukcji publikowania w trybie Open Access znajduje się w Polityce NCN dotyczącej otwartego dostępu do publikacji ze zmianami.

Tak. Szczegółowe informacje można znaleźć w sekcji Pomoc publiczna.

W przypadku projektu realizowanego w podmiocie, dla którego finansowanie będzie stanowić pomoc publiczną, środki finansowe dla studentów i doktorantów można zaplanować wyłącznie w formie wynagrodzenia dla studentów i doktorantów, określonej w katalogu kosztów w konkursie POLONEZ BIS.

UWAGA: wszystkie dokumenty dotyczące wnioskowania o udzielenie pomocy publicznej muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym w standardzie PAdES.

Wniosek podlega ocenie formalnej i merytorycznej.

Ocena formalna dokonywana jest przez Koordynatora Dyscyplin. Do oceny merytorycznej kwalifikowane są wyłącznie wnioski kompletne i spełniające wszystkie wymagania określone w ogłoszeniu. Wniosek może zostać odrzucony ze względów formalnych również na późniejszym etapie oceny.

Wnioski spełniające wymogi formalne są kierowane do oceny merytorycznej złożonej z dwóch etapów:

Etap I oceny obejmuje:

• sporządzenie przez dwóch członków Zespołu Ekspertów indywidualnych opinii. W przypadku wniosku, w którym wskazano co najmniej jedno pomocnicze określenie identyfikujące, wskazujące inną grupę dyscyplin niż ta, do której został złożony wniosek, przewodniczący Zespołu Ekspertów może zdecydować o zasięgnięciu dodatkowej opinii, którą sporządza członek innego Zespołu Ekspertów;
• ustalenie przez Zespół Ekspertów punktowej oceny wniosku, uwzględniającej indywidualne opinie;
• ustalenie listy wniosków skierowanych do etapu II oceny;
• zredagowanie uzasadnień ocen końcowych dla wniosków, które nie zostały skierowane do etapu II oceny.

Na całym etapie I ocenie podlegają dane zawarte we wniosku i w załącznikach do wniosku, z wyłączeniem szczegółowego opisu projektu badawczego.

UWAGA:  Wniosek, w którym wskazano co najmniej jedno pomocnicze określenie identyfikujące z grupy dyscyplin innej niż ta, w której złożono wniosek i który został wskazany przez przewodniczącego jako wniosek wymagający przygotowania dodatkowej opinii indywidualnej jest traktowany jako wniosek interdyscyplinarny. Wniosek interdyscyplinarny w uzasadnionych przypadkach będzie podlegał dodatkowej ocenie eksperckiej w etapie I oceny.

Etap II oceny obejmuje:

• sporządzenie przez minimum dwóch ekspertów zewnętrznych indywidualnych opinii na podstawie danych zawartych we wniosku i w załącznikach do wniosku, z wyłączeniem skróconego opisu projektu badawczego;
• sporządzenie przez dwóch ekspertów ds. kwestii etycznych indywidualnych opinii dotyczących kwestii etycznych we wnioskach, w których wnioskodawcy odpowiedzieli „tak” na co najmniej jedno z pytań w sekcji wniosku dotyczącej kwestii etycznych lub dla których na I etapie oceny merytorycznej Zespół ustalił odpowiedź „nie” w pytaniu o kwestie etyczne planowanych badań;
• przeprowadzenie przez członków Zespołu Ekspertów rozmowy kwalifikacyjnej z kierownikiem projektu. Kierownik projektu otrzymuje dostęp do treści opinii sporządzonych przez Zespół Ekspertów; ekspertów ds. kwestii etycznych i ekspertów zewnętrznych 14 dni przed wyznaczonym terminem rozmowy kwalifikacyjnej.
• ustalenie przez Zespół Ekspertów oceny punktowej wniosku, uwzględniającej opinie indywidualne ekspertów zewnętrznych, opinie ekspertów ds. kwestii etycznych oraz wynik rozmowy kwalifikacyjnej;
• ustalenie list rankingowych ze wskazaniem wniosków rekomendowanych do finansowania oraz list rezerwowych wniosków, które mogą otrzymać finansowanie w przypadku rezygnacji z finansowania laureatów konkursu POLONEZ BIS 3;
• zredagowanie uzasadnień ocen końcowych dla wniosków nierekomendowanych do finansowania.

Rozmowa kwalifikacyjna z kierownikiem projektu w II etapie oceny merytorycznej odbywa się w języku angielskim przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi telekomunikacyjnych i jest planowana w kwietniu/maju 2023 r.

Dodatkowe informacje na temat procesu oceny wniosków można znaleźć w szczegółowym trybie oceny wniosków w konkursie POLONEZ BIS.

Przy ocenie wniosku uwzględnia się w szczególności:

1. spełnianie kryterium badań podstawowych;
2. poziom naukowy projektu badawczego;
3. możliwy wpływ realizacji projektu badawczego na dziedzinę/y badawczą/e w skali światowej;
4. upowszechnianie rezultatów projektu;
5. kwalifikacje i osiągnięcia naukowe kierownika projektu badawczego;
6. kwalifikacje i osiągniecia naukowe opiekuna naukowego;
7. doskonałość naukową podmiotu przyjmującego oraz trafność jego wyboru;
8. potencjalny wpływ realizacji projektu na rozwój kariery zawodowej kierownika projektu;
9. kwestie etyczne;
10. zasadność planowanych kosztów w stosunku do przedmiotu i zakresu badań;
11.  stopień interdyscyplinarności wniosku; wnioski z zakresu jednej dyscypliny naukowej również mogą być finansowane w konkursie;
12. sposób przygotowania wniosku oraz spełnienie innych wymagań przedstawionych w ogłoszeniu o konkursie.

UWAGA: wniosek, który uzyska uzgodnione stanowisko Zespołu Ekspertów o przyznaniu oceny punktowej zero lub „nie” w którymkolwiek kryterium podlegającym ocenie, nie może zostać zakwalifikowany do finansowania. Nie dotyczy to kryterium oceny zarządzania danymi oraz kryterium oceny interdyscyplinarności wniosku, jak również kryterium dotyczącego kwestii etycznych planowanych badań na pierwszym etapie oceny merytorycznej.

Wnioski są oceniane w ramach zespołów międzypanelowych (składających się z ekspertów w ramach danych działów, tj. HS, ST lub NZ).

W przypadku wniosku, w którym wskazano co najmniej jedno pomocnicze określenie identyfikujące z innej grupy dyscyplin, niż ta, w której złożono wniosek tj. HS, ST, NZ, przewodniczący Zespołu Ekspertów może zdecydować o zasięgnięciu dodatkowej opinii, którą sporządza członek innego Zespołu Ekspertów.

Eksperci wybierani są przez Radę NCN spośród wybitnych naukowców, polskich i zagranicznych, posiadających przynajmniej stopień naukowy doktora. Zespoły ekspertów powoływane są na każdą edycję danego konkursu. Skład zespołu ekspertów jest zależny od liczby i tematyki wniosków złożonych w ramach poszczególnych działów.

Wyniki konkursu zostaną udostępnione na stronie internetowej NCN oraz przekazane wnioskodawcy w drodze decyzji dyrektora NCN w terminie 6 miesięcy od upływu terminu składania wniosków, nie później niż w czerwcu 2023 r.

Zachęcamy do zapoznania się z informacjami i poradnikami prezentowanymi na stronie internetowej programu POLONEZ BIS.

W przypadku dodatkowych pytań zalecamy kontakt drogą e-mailową: polonez@ncn.gov.pl

Planując złożenie wniosku w konkursie POLONEZ BIS 3, należy:

1. zapoznać się z pełną dokumentacją konkursową przedstawioną w ogłoszeniu, w szczególności z:
   • warunkami konkursu POLONEZ BIS 3,
   • wzorem formularza wniosku – można znaleźć tu informacje na temat tego, jakie dane i załączniki należy przygotować wcześniej, aby wypełnić elektroniczny formularz wniosku w systemie OSF,
   • przewodnikiem dla wnioskodawców w konkursie POLONEZ BIS;
2. skontaktować się z wybranym podmiotem przyjmującym w celu ustalenia szczegółów dotyczących realizacji projektu POLONEZ BIS;
3. uzyskać od wybranego podmiotu przyjmującego dane niezbędne do wypełnienia wniosku oraz załącznika Host Institution Capacity Form i dowiedzieć się, jakie są wewnętrzne procedury obowiązujące w podmiocie przyjmującym, mogące mieć wpływ na złożenie wniosku oraz realizację projektu (planowanie kosztów w projekcie, procedura pozyskania podpisu/ów osoby/osób upoważnionej/upoważnionych do reprezentacji podmiotu na potwierdzeniu złożenia wniosku);
4. przygotować listy od redakcji, potwierdzające przyjęcie publikacji do druku (w przypadku gdy w dorobku naukowym wskazano publikacje przyjęte do druku, które nie zostały jeszcze opublikowane), kopię dyplomu nadania kierownikowi projektu stopnia doktora bądź dokumenty potwierdzające posiadanie co najmniej czteroletniego doświadczenia badawczego (wraz z tłumaczeniami na język polski lub angielski, o ile dokumenty oryginalne wystawiono w innych językach), dokumenty potwierdzające, że kierownik projektu spełnia kryteria formalne określone w dokumentacji konkursowej, sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w  uchwale Rady NCN nr 70/2022;
5. Po przygotowaniu wniosku uzyskać oświadczenie administracyjne podmiotu przyjmującego, zgodnie z wymaganiami przedstawionymi we wniosku oraz oświadczenie opiekuna naukowego o zapoznaniu się z opisem projektu badawczego i wyrażeniu zgody na sprawowanie opieki merytorycznej nad projektem oraz opieki mentorskiej nad kierownikiem projektu. W przypadku gdy dla podmiotu przyjmującego finansowanie projektu będzie pomocą publiczną uzyskać dodatkowe informacje wymagane we wniosku.

Przed wysłaniem wniosku do NCN należy:

1. sprawdzić, czy wszystkie dane oraz załączniki we wniosku są poprawne. Samo sprawdzenie kompletności wniosku w systemie OSF przyciskiem „Sprawdź kompletność” nie gwarantuje tego, że wypełniono poprawnie wszystkie dane i załączono odpowiednie załączniki;
2. zablokować ostateczną wersję wniosku do NCN;
3. pobrać i podpisać dwa potwierdzenia złożenia wniosku w konkursie (jedno dla kierownika projektu, drugie dla osoby reprezentującej podmiot przyjmujący).

Po wypełnieniu wniosku i uzupełnieniu go o wymagane załączniki, wniosek – tylko w wersji elektronicznej – należy wysłać do NCN w systemie OSF, używając przycisku „Wyślij do NCN”.

Po zakończeniu naboru wniosków:

1. przeprowadzony zostanie proces oceny wniosków;
2. po każdym etapie oceny zostanie przekazana decyzja dyrektora NCN w sprawie niespełnienia warunków formalnych, niezakwalifikowania projektu do dalszej oceny na pierwszym etapie oceny merytorycznej, odmowie lub przyznaniu środków finansowych na realizację projektu na drugim etapie oceny merytorycznej;
3. w przypadku zakwalifikowania wniosku do finansowania podpisana zostanie umowa o finansowanie projektu badawczego;
4. rozpocznie się realizacja projektu zgodnie z terminem wskazanym we wniosku tj. 1 września, 1 października lub 1 listopada 2023 r.

W przypadku naruszenia procedury konkursowej lub innych naruszeń formalnych wnioskodawcy przysługuje odwołanie od decyzji dyrektora NCN do Komisji Odwoławczej Rady NCN. Odwołanie należy złożyć w terminie 14 dni od dnia skutecznego doręczenia decyzji.